Êtes-vous prêt pour votre premier ERP (Entreprise Ressource Planning) ?

Les entreprises adoptent leur premier système ERP pour diverses raisons. Certaines start-ups se lancent directement dans l’aventure car elles savent que, si elles se développent aussi vite qu’elles le souhaitent, l’ERP sera très vite indispensable. D’autres, qui connaissent une croissance lente mais régulière, savent qu’elles approchent d’un point où le fait de s’appuyer sur un système comptable et des systèmes manuels basés sur des feuilles de calcul devient insoutenable. Mais ces entreprises n’ont pas l’expérience des systèmes ERP, tout simplement parce qu’elles n’en ont jamais eu. Si certaines personnes au sein de l’entreprise ont une expérience de l’ERP, en travaillant dans d’autres entreprises, cela peut être utile mais aussi problématique car ces personnes peuvent apporter avec elles l’expérience d’un seul système ERP, utilisé dans une seule entreprise.

Si cette expérience a été mauvaise, il est probable qu’elles aient également apporté avec elles un certain degré de pessimisme et de négativité. De même, s’ils viennent d’une grande entreprise qui disposait d’un système de niveau 1 ou 2 (voir un autre blog sur ce site pour une explication des niveaux d’ERP), ils ont peut-être apporté avec eux des attentes irréalistes pour une entreprise qui ne peut se permettre qu’un niveau 3. Pour mettre cela en contexte, les entreprises qui mettent en œuvre un système de niveau 1 dépensent généralement des dizaines ou des centaines de millions de dollars : combien de PME peuvent se permettre ne serait-ce qu’une fraction de ce montant ? Et le fait est qu’elles ne devraient pas le faire, car certains systèmes de niveau 3 très performants, qui répondent mieux à leurs besoins, sont disponibles pour une fraction du prix.

Les choses peuvent se compliquer davantage car tous les systèmes étiquetés ERP ne sont pas réellement des ERP. De nombreuses entreprises qui proposent d’excellents systèmes de comptabilité offrent également des systèmes plus importants auxquels sont ajoutées des fonctionnalités rudimentaires d’achat/stockage/assemblage/vente, qu’elles vendent sous l’appellation « ERP » (nous pouvons utilement appeler ces systèmes « Accounting+ »). Les acheteurs novices peuvent donc dépenser des sommes considérables et se retrouver avec un système qui ne leur apporte pas, et ne peut pas leur apporter, les avantages escomptés.

La première chose à faire pour les entreprises est donc de découvrir par elles-mêmes ce qu’est exactement un ERP, ce qu’il peut faire pour elles et, ce qui est peut-être encore plus important, ce qu’il ne peut pas faire pour elles. Un bon point de départ, étant donné que le terme ERP (Entreprise Ressource Planning) a été inventé par le Gartner Group, serait sa définition. Sur leur site Web, on peut lire que l’ERP est « une suite intégrée d’applications d’entreprise…. couvrant les processus opérationnels de bout en bout, tels que ceux que l’on trouve dans les finances, les RH, la distribution, la fabrication, les services et la chaîne d’approvisionnement ».

Cela signifie qu’un système ERP comprend un système RH, mais un système RH n’est pas un ERP. Il est dit qu’un système ERP comprend un système de contrôle des stocks, mais un système de contrôle des stocks n’est pas un ERP. Et il est dit qu’un système ERP comprend un système de comptabilité, mais un système de comptabilité n’est pas un ERP. En fait, aucun de ces éléments ne représente plus de 15 % d’un système ERP (Entreprise Ressource Planning).

Maintenant, il n’y a absolument rien de mal à ce qu’une entreprise achète seulement un système RH, ou seulement un système de contrôle des stocks, ou seulement un système de comptabilité si c’est tout ce qu’elle veut ou ce dont elle a besoin. Mais un système RH ne va pas réduire les coûts d’achat, un système de contrôle des stocks ne va pas réduire les délais de livraison aux clients, et un système de comptabilité ne va pas augmenter l’efficacité dans l’atelier. Donc, si c’est tout ce que les entreprises veulent et ont besoin, elles devraient se tourner vers des systèmes spécialisés en RH, contrôle des stocks ou comptabilité. Et elles ne devraient pas payer le prix d’un ERP (Entreprise Ressource Planning) pour ces systèmes.

Tous les systèmes mentionnés ci-dessus peuvent apporter des améliorations localisées de la productivité ou de l’efficacité, mais aucun d’entre eux ne peut à lui seul faire ce qu’un système ERP intégré peut faire. Un certain nombre d’articles de ce site Web traitent de l’utilisation de l’ERP pour réduire les coûts d’achat, de gestion des stocks, de fabrication et d’administration, ainsi que pour accroître la rentabilité (ce qui n’est pas toujours synonyme de réduction des coûts). L’ERP peut faire tout cela parce qu’il couvre toutes les fonctions de l’entreprise et que, lorsqu’il est mis en œuvre intelligemment, il optimise le fonctionnement de l’ensemble de l’organisation (renforcer un seul maillon de la chaîne ne renforce pas nécessairement la chaîne). Mais, pour qu’un système intégré fonctionne correctement, l’organisation elle-même doit également être intégrée, ce qui signifie qu’elle doit avoir mûri au point que les différents départements peuvent travailler ensemble de manière presque transparente.

Voici quelques mots qui sont utilisés lorsqu’on parle d’ERP : travail d’équipe, discipline, exactitude des données et compromis. Le problème est que ce ne sont pas des choses que l’ERP fournit : ce sont des choses dont l’ERP a besoin pour faire son travail correctement. Si une entreprise a des départements qui veulent fonctionner autant que possible de manière isolée, l’ERP ne peut pas les rassembler. Si les employés sont trop occupés pour respecter les procédures, l’ERP ne peut pas les imposer. Si elle ne dispose pas de données propres, l’ERP ne peut pas les nettoyer pour eux. Et s’il y a des départements qui se considèrent comme ayant des besoins ou des préférences qui l’emportent sur les besoins et les préférences des autres, alors l’ERP ne peut pas faire ce que la direction générale n’a pas réussi à faire.

Avant de se lancer dans l’aventure ERP, une entreprise doit donc se poser certaines questions :

A-t-elle atteint, ainsi que toute son équipe de direction, le niveau de maturité nécessaire à la réussite du projet ?
est-elle prête à dépenser la somme d’argent nécessaire pour faire le travail correctement (une entreprise qui met en œuvre son premier système ERP dépensera généralement une somme équivalente à trois à cinq pour cent de son chiffre d’affaires annuel), et est-elle préparée aux changements qui seront nécessaires pour exploiter un système intégré de manière efficace et efficiente ?

Il existe de nombreuses aides disponibles pour aider les entreprises à réussir (notamment sur ce site web), mais elles doivent vouloir réussir et reconnaître que pour que les choses soient différentes, il faut que les choses changent. Se lancer dans un projet ERP sans conviction ou essayer de le faire au rabais sont deux excellents moyens de s’assurer que les objectifs ne seront pas atteints et que l’investissement, en termes de temps, d’argent et d’efforts, aura été vain.

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