Définition

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? – Définition d’un logiciel ERP ou PGI

Définition d’un ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré)

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

L’ERP est un outil central dans le Système d’Information des entreprises. Ce logiciel de gestion est synonyme de performance, d’optimisation des coûts et des ressources. Mais quelle est la définition d’un ERP ?

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Le terme ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ».  ERP a été traduit en français par l’acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et se définit comme un groupe de modules relié à une base de données unique.

L’ERP est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion : solution de gestion des commandes, solution de gestion des stocks, solution de gestion de la paie et de la comptabilité, solution de gestion e-commerce, solution de gestion de commerce BtoB ouBtoC … dans un système. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » d’une entreprise.

Pour être qualifiée de « Progiciel de Gestion Intégré », une solution logicielle ERP doit couvrir au moins deux principes fondamentaux qui sont les suivants :

  • Construire des applications informatiques sous forme de modules indépendants mais parfaitement compatibles sur une base de données unique et commune.
  • L’usage d’un moteur de Workflow permet de définir l’ensemble des tâches d’un processus et de gérer leur réalisation dans tous les modules du système qui en ont besoin.

L’ERP est un logiciel de gestion qui permet à l’entreprise d’intégrer différentes fonctionnalités telles que :

  • La gestion comptable et financière (ERP de gestion comptable, ERP de gestion de facturation),
  • La gestion des stocks (logiciel ERP gestion des stocks),
  • La gestion des ressources humaines,
  • La gestion des fournisseurs (ERP fournisseurs grande distribution) ainsi que,
  • La gestion de la vente,
  • La gestion de la distribution ou encore,
  • La gestion de l’e-commerce (ERP commerce, ERP de commerce détails spécialisé).

En complément d’un ERP, et dans le cadre d’une démarche de satisfaction client, de nombreuses entreprises se dotent aussi d’un logiciel de CRM. Cet outil leur permet de mettre en commun et de maximiser la connaissance d’un client donné et, ainsi, de mieux comprendre, anticiper et gérer ses besoins. Découvrez comment choisir le meilleur CRM pour votre entreprise.

Principes fondamentaux de l’ERP (Entreprise Ressource Planning)

Les systèmes ERP sont conçus autour d’une structure de données unique et définie (schéma) qui possède généralement une base de données commune. Cela permet de garantir que les informations utilisées dans l’ensemble de l’entreprise sont normalisées et basées sur des définitions et des expériences utilisateur communes. Ces constructions de base sont ensuite interconnectées avec les processus d’entreprise pilotés par les flux de travail entre les départements de l’entreprise (par exemple, les finances, les ressources humaines, l’ingénierie, le marketing, les opérations), reliant les systèmes et les personnes qui les utilisent. En termes simples, l’ERP (Entreprise Ressource Planning) est le moyen d’intégrer les personnes, les processus et les technologies dans une entreprise moderne.

Par exemple, prenons une entreprise qui construit des voitures en se procurant des pièces et des composants auprès de plusieurs fournisseurs. Elle pourrait utiliser un système ERP pour suivre la demande et l’achat de ces biens et s’assurer que chaque composant de l’ensemble du processus d’achat-paiement utilise des données uniformes et propres liées aux flux de travail, aux processus commerciaux, aux rapports et aux analyses de l’entreprise. Lorsque l’ERP est correctement déployé dans cette entreprise de construction automobile, un composant, par exemple les « plaquettes de frein avant », est uniformément identifié par le nom de la pièce, la taille, le matériau, la source, le numéro de lot, le numéro de pièce du fournisseur, le numéro de série, le coût et la spécification, ainsi qu’une pléthore d’autres éléments descriptifs et axés sur les données. Les données étant l’élément vital de toute entreprise moderne, l’ERP (Entreprise Ressource Planning) facilite la collecte, l’organisation, l’analyse et la distribution de ces informations à chaque individu et système qui en a besoin pour remplir au mieux son rôle et sa responsabilité.

L’ERP garantit également que ces champs de données et ces attributs s’inscrivent dans le bon compte du grand livre de l’entreprise afin que tous les coûts soient correctement suivis et représentés. Si les plaquettes de frein avant étaient appelées « freins avant » dans un système logiciel (ou peut-être un ensemble de feuilles de calcul), « plaquettes de frein » dans un autre, et « plaquettes avant » dans un troisième, il serait difficile pour l’entreprise de fabrication automobile de savoir combien elle dépense annuellement en plaquettes de frein avant, et si elle doit changer de fournisseur ou négocier de meilleurs prix.

L’un des principes clés de l’ERP est la collecte centralisée de données pour une large diffusion. Au lieu de plusieurs bases de données autonomes avec un inventaire sans fin de feuilles de calcul déconnectées, les systèmes ERP mettent de l’ordre dans le chaos, de sorte que tous les utilisateurs, du PDG aux commis aux comptes fournisseurs, peuvent créer, stocker et utiliser les mêmes données dérivées de processus communs. Grâce à un référentiel de données sécurisé et centralisé, chacun dans l’organisation peut être sûr que les données sont correctes, à jour et complètes. L’intégrité des données est assurée pour chaque tâche effectuée dans l’ensemble de l’organisation, depuis les états financiers trimestriels jusqu’au rapport unique sur les créances en souffrance, sans avoir à se fier à des feuilles de calcul sujettes à des erreurs.

La valeur commerciale de l’ERP (Entreprise Ressource Planning)

Il est impossible d’ignorer l’impact de l’ERP (Entreprise Ressource Planning) dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Les données et les processus d’entreprise étant regroupés dans des systèmes ERP, les entreprises peuvent aligner des services distincts et améliorer les flux de travail, ce qui se traduit par des économies importantes. Voici quelques exemples d’avantages spécifiques pour les entreprises :

Amélioration de la connaissance des entreprises à partir d’informations en temps réel générées par des rapports
Réduction des coûts opérationnels grâce à la rationalisation des processus d’entreprise et aux meilleures pratiques
Collaboration accrue des utilisateurs partageant les données dans les contrats, les demandes d’achat et les bons de commande
Amélioration de l’efficacité grâce à une expérience utilisateur commune à de nombreuses fonctions et à des processus opérationnels bien définis
Une infrastructure cohérente du back-office au front-office, toutes les activités commerciales ayant la même apparence
Des taux d’adoption plus élevés grâce à une expérience utilisateur et une conception communes
Réduction des risques grâce à l’amélioration de l’intégrité des données et des contrôles financiers
Réduction des coûts de gestion et de fonctionnement grâce à des systèmes uniformes et intégrés

Un bref historique de l’ERP (Entreprise Ressource Planning)

Des cartes papier aux appareils mobiles
L’histoire de l’ERP (Entreprise Ressource Planning) remonte à plus de 100 ans. En 1913, l’ingénieur Ford Whitman Harris a mis au point ce qui est devenu le modèle de quantité de commande économique (EOQ), un système de fabrication à base de papier pour la planification de la production. Pendant des décennies, l’EOQ a été la norme pour la fabrication. Le fabricant d’outils Black and Decker a changé la donne en 1964, lorsqu’il est devenu la première entreprise à adopter une solution de planification des besoins en matériaux (MRP) qui combinait les concepts EOQ avec un ordinateur central.

Le MRP est resté la norme de fabrication jusqu’à ce que la planification des ressources de fabrication (appelée MRP II) soit développée en 1983. Le MRP II comprenait des « modules » en tant que composante architecturale logicielle clé, et intégrait des composantes de fabrication de base, notamment les achats, les nomenclatures, l’ordonnancement et la gestion des contrats. Pour la première fois, différentes tâches de fabrication ont été intégrées dans un système commun. Le MRP II a également fourni une vision convaincante de la manière dont les organisations pouvaient tirer parti des logiciels pour partager et intégrer les données d’entreprise et stimuler l’efficacité opérationnelle grâce à une meilleure planification de la production, une réduction des stocks et une diminution des déchets (rebuts). Avec l’évolution de la technologie informatique dans les années 1970 et 1980, des concepts similaires au MRP II ont été développés pour gérer les activités commerciales au-delà de la fabrication, en intégrant les données relatives aux finances, à la gestion des relations avec la clientèle et aux ressources humaines. En 1990, les analystes technologiques ont donné un nom à cette nouvelle catégorie de logiciels de gestion d’entreprise – la planification des ressources de l’entreprise.

Le passé de l’ERP : des années 1990 au nouveau millénaire

De l’intérieur des locaux au Cloud
Entre les années 1990 et le début du XXIe siècle, l’adoption de l’ERP (Entreprise Ressource Planning) a connu une croissance rapide. Dans le même temps, les coûts de mise en œuvre d’un système ERP ont commencé à augmenter. Le matériel nécessaire pour faire fonctionner le logiciel se trouvait généralement dans les locaux de l’entreprise, avec de grosses machines dans une salle de serveurs. Le matériel et les licences de logiciel nécessitaient des investissements en capital et s’amortissaient sur 5 à 10 ans. En outre, les entreprises voulaient presque toujours adapter leur système ERP à leurs besoins spécifiques, ce qui entraînait des dépenses supplémentaires en consultants en logiciels et en formation.

Entre-temps, la technologie ERP évoluait pour englober l’internet, avec de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités telles que l’analyse intégrée. Au fil du temps, de nombreuses organisations ont découvert que leurs systèmes ERP sur site ne pouvaient pas répondre aux exigences de sécurité modernes ou aux technologies émergentes telles que les smartphones.

Cloud ERP – Un nouveau modèle de prestation de services d’ERP

Software as a Service (SaaS)
Entrez dans le Cloud, plus précisément dans le modèle de prestation de services en mode SaaS (Software-as-a-Service) pour l’ERP (Entreprise Ressource Planning). Lorsqu’un logiciel ERP est fourni sous forme de service dans le Cloud, il fonctionne sur un réseau de serveurs distants plutôt que dans la salle de serveurs d’une entreprise. Le fournisseur de cloud applique des correctifs, gère et met à jour le logiciel plusieurs fois par an, au lieu d’une mise à jour coûteuse tous les 5 à 10 ans avec un système sur site. Le Cloud peut réduire à la fois les dépenses d’exploitation (OpEx) et les dépenses d’investissement (CapEx) car il évite aux entreprises d’avoir à acheter des logiciels et du matériel, ou à engager du personnel informatique supplémentaire. Ces ressources peuvent au contraire être investies dans de nouvelles opportunités commerciales, et l’organisation est toujours à jour sur le logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) le plus récent. Les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l’innovation et la croissance plutôt que sur la gestion des technologies de l’information.

7 raisons de passer à une solution de Cloud ERP

Pour les entreprises, il n’est pas possible de mettre à la retraite les systèmes sur site et de passer entièrement au Cloud d’un seul coup – ou du moins, ce n’est pas quelque chose qu’elles sont à l’aise de faire. En attendant, garder le cap et ignorer tous les avantages de la planification des ressources d’entreprise en tant que solution de Cloud n’est plus une voie idéale non plus. Pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser des applications cloud pour remplacer ou compléter votre système sur site ?

1 Adopter facilement les nouvelles technologies SaaS en constante évolution

Les technologies de nouvelle génération, comme l’intelligence artificielle (IA), aident les systèmes basés sur le Cloud à améliorer rapidement leurs capacités sans avoir besoin de mises à jour périodiques, contrairement à votre ancien système. Aujourd’hui, sans apport supplémentaire ou nouveau de la part de l’utilisateur final, les systèmes ERP (Entreprise Ressource Planning) deviennent continuellement beaucoup plus faciles à gérer et à utiliser.

2 Augmenter la valeur de votre système ERP existant

L’amélioration et l’intégration des logiciels existants avec les applications de Cloud peuvent compléter, améliorer et compléter des tâches importantes. Cette approche peut donner un nouveau souffle aux anciens systèmes ERP, en donnant aux entreprises une excellente occasion de commencer à adopter les capacités du Cloud.

3 Accéder aux nouvelles technologies

Trouver des applications Cloud qui complètent vos anciens modules de logiciels ERP vous permet de tirer immédiatement parti des nouvelles technologies qui progressent rapidement et d’améliorer les paradigmes des utilisateurs. Ces systèmes complémentaires offrent des capacités et une valeur commerciale immédiates sans que vos activités ne soient fondamentalement modifiées.

4 Réduire les dépendances vis-à-vis de tiers

Les rapports et les analyses pour les systèmes existants nécessitent généralement l’intervention d’un fournisseur tiers pour générer une intelligence économique opérationnelle. L’utilisation des applications Cloud de votre ancien fournisseur d’ERP (Entreprise Ressource Planning) permet souvent d’obtenir la même ou de meilleures informations sans avoir besoin d’une relation supplémentaire avec le fournisseur.

5 Faites évoluer vos systèmes financiers

Les anciens systèmes n’ont jamais été conçus pour être des moteurs de reporting modernes. La technologie basée sur le Cloud est née au cours de la dernière décennie et s’est développée, en tant que principe de base, avec un état d’esprit et une compréhension entièrement différents non seulement de ce qui était possible mais aussi de ce qui était nécessaire pour réussir pour les plateformes ERP.

6 Des ressources de sécurité plus robustes

Les fournisseurs de services de solutions Cloud disposent d’importantes équipes à plein temps qui se consacrent exclusivement à la surveillance proactive et à la mise à jour des problèmes et menaces de sécurité du Cloud, 24 heures sur 24.

7 Attirer les talents en demande

La prochaine génération de jeunes travailleurs a grandi avec une technologie sans faille, mobile, facile à utiliser et toujours disponible. Aucune entreprise qui continue à s’appuyer uniquement sur la technologie sur site ne pourra recruter les meilleurs talents, quel que soit leur âge.

Démarrer avec l’ERP (Entreprise Ressource Planning)

Votre fournisseur d’ERP investit-il dans les technologies émergentes ?
L’un des avantages du modèle SaaS est que le logiciel est tenu à jour avec les dernières caractéristiques, fonctions et meilleures pratiques. Les fournisseurs d’ERP (Entreprise Ressource Planning) dans le Cloud déploient des mises à jour régulièrement (aussi souvent qu’une fois par mois, dans le cas d’Oracle). Cela signifie que les dernières technologies émergentes et révolutionnaires, telles que l’IA, les assistants numériques, le machine learning, la blockchain, la réalité augmentée et l’Internet des objets (IoT), sont mises à la disposition des abonnés à un rythme régulier. Grâce à l’accès à ces nouvelles technologies, les organisations peuvent rapidement améliorer leurs meilleures pratiques commerciales à mesure que le logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) évolue. Elles peuvent automatiser des processus qui nécessitaient auparavant de lourdes interventions manuelles, comme le rapprochement des comptes financiers. En outre, les utilisateurs acquièrent une compréhension complète et en temps réel des activités commerciales de l’entreprise, non seulement au niveau du front office, mais aussi dans les entrepôts, dans les ateliers et partout ailleurs dans l’entreprise. Ces connaissances sont ensuite facilement accessibles à chaque employé approprié sur ses appareils mobiles, y compris les smartphones et les tablettes.

Conçu pour l’ère du numérique, le Cloud ERP actuel englobe les technologies mobiles, sociales, analytiques et les dernières technologies émergentes. Une organisation ne peut pas avancer sans cela.

Ecrire un commentaire