10 critères essentiels de sélection d’un ERP (Entreprise Ressource Planning)

L’ERP est un outil logiciel que nous utilisons tous et qui est au cœur de nos activités, nous aidant à atteindre nos objectifs. Choisir le bon pour notre entreprise est l’une des décisions les plus importantes que nous prendrons. Cette décision doit être la bonne. Voici quelques critères de sélection d’un système ERP que vous devriez garder à l’esprit lors de votre projet de sélection.

Les 10 principaux critères de sélection d’un ERP (Entreprise Ressource Planning) :

Besoins de l’entreprise
Soutien de la haute direction
Soutien des utilisateurs
Exigences fonctionnelles
Intégration avec les systèmes existants
Budget et ressources
Technologie et évolutivité future
Coût total de possession et retour sur investissement
Évaluer et sélectionner les options
Personnalisation nécessaire

Critères de sélection d’un ERP #1 : exigences commerciales

Dressez une liste claire et complète de vos besoins pour votre ERP (Entreprise Ressource Planning). Utilisez toutes les ressources disponibles pour que cette liste soit excellente. Parlez à vos ouvriers de production et à votre responsable des achats. Écoutez la direction, vos clients et vos fournisseurs. Appelez d’anciens employés et des vendeurs actuels. Lorsque toutes les idées sont écrites, établissez des priorités pour l’ensemble de la liste. Parvenez à un consensus solide sur les exigences qui sont absolument « indispensables ». Le niveau de priorité suivant comprend les éléments qui ne sont pas obligatoires mais dont l’inclusion est considérée comme bénéfique pour l’entreprise. Tous les autres éléments énumérés sont dans une catégorie inférieure, simplement « agréables à avoir ».

Pour des conseils plus détaillés sur les besoins en matière d’ERP, consultez notre guide des appels d’offres pour les logiciels ERP (y compris un modèle gratuit de demande).

Faites circuler votre liste de priorités parmi les personnes qui vous ont fourni des informations. Sont-ils d’accord avec la liste des exigences ? Doit-elle être mise à jour ? Quelqu’un peut-il fournir des arguments solides pour faire passer un point du niveau 2 au niveau 1 ? La plupart des autres critères supposent que cette liste est aussi bonne qu’elle peut l’être.

Critère de sélection ERP n°2 : soutien de la direction générale

Ce critère peut sembler évident. Trop souvent, il n’est pas reconnu pour son importance. On peut choisir le meilleur ERP pour son entreprise, mais sans le soutien de la direction, le projet est probablement voué à l’échec. Le soutien va au-delà de la simple approbation des dépenses. Vous voulez que votre direction incarne activement son soutien. Lorsqu’une ressource d’un autre département est nécessaire, le manager peut freiner les progrès en apportant un soutien tiède. Lorsqu’il s’agit de choisir entre le nouvel ERP ou le système actuel, vous voulez être sûr que le manager soutient réellement l’ERP, même si cela entraîne un coût à court terme au moment du choix.

Critère de sélection ERP n°3 : soutien des utilisateurs

Des personnes de tous les secteurs fonctionnels seront des utilisateurs du nouvel ERP (Entreprise Ressource Planning). Obtenez leur soutien en vous assurant que leurs besoins et leurs souhaits sont inclus dans la liste des exigences. Ces utilisateurs, où qu’ils travaillent, auront beaucoup à gagner de la réussite de la mise en œuvre de votre ERP. Faites savoir à ces utilisateurs qu’ils bénéficieront du soutien nécessaire, comme la formation et l’équipement dont ils ont besoin pour utiliser l’ERP et en tirer une valeur ajoutée pour eux et pour l’ensemble de l’organisation. Veillez à ce qu’ils sachent qu’ils bénéficieront d’un soutien pour les aider à effectuer les changements nécessaires. En retour, ils soutiendront vos efforts pour utiliser et tirer profit de votre nouvel ERP. Assurez-vous ici que la documentation dont les utilisateurs auront besoin est disponible au moment et à l’endroit où ils en ont besoin et qu’elle est de qualité suffisante pour répondre à leurs besoins.

Critère de sélection ERP n° 4 : exigences fonctionnelles
Votre entreprise a certaines exigences fonctionnelles qui doivent être satisfaites avant même vos exigences de changement et de mise à jour. Cet ERP prend-il en charge les commandes de vente qui comprennent à la fois des produits physiques liés et des services ? Si c’est ce que votre entreprise vend, il doit le faire. Votre entreprise opère dans plusieurs pays du monde. Les composants comptables de l’ERP incluent-ils plusieurs devises et la possibilité de travailler avec les différents systèmes fiscaux de ces pays ?

Pensez à tous les composants ERP qui ne sont pas nécessaires à votre activité. Si votre activité est la distribution et que vous n’avez pas d’activité de fabrication, pouvez-vous facilement contourner les demandes de travaux en cours faites par un système d’inventaire intégré inclus dans certains ERP ?

Critère de sélection d’un ERP n° 5 : intégration aux systèmes existants
La plupart des entreprises qui envisagent de choisir un ERP disposent d’autres systèmes qui conviennent parfaitement à leurs besoins et elles ne souhaitent pas changer plusieurs systèmes en même temps que leur ERP. La question qu’il faut maintenant se poser est la suivante : comment ces systèmes s’intégreront-ils à l’ERP (Entreprise Ressource Planning) ? Presque toujours, il existe des éléments de données communs. L’ERP peut-il lire et utiliser les données existantes dans cet autre système ? Allez-vous permettre aux mêmes données d’exister et comment allez-vous maintenir la compatibilité de ces éléments de données mis à jour séparément ? Seriez-vous mieux servi en changeant l’autre système pour utiliser les données de l’ERP ?

Quels sont les outils d’intégration fournis avec cet ERP (Entreprise Ressource Planning) ? Il devrait être doté d’une intégration simple, comme des fichiers .csv pour les mises à jour occasionnelles des données. Ce type de mise à jour est inefficace et probablement trop lent pour une utilisation quotidienne. Les services Web et les fichiers XML qui permettent à différents systèmes de transférer rapidement des données entre eux constituent une méthode de travail plus moderne.

De nombreux clients et fournisseurs utilisent l’EDI (interface de données électroniques) pour partager des données entre entreprises. Si cela est nécessaire, assurez-vous que votre ERP (Entreprise Ressource Planning) répond à ce besoin.

Critère de sélection ERP n° 6 : budget et ressources

De combien d’argent disposez-vous pour un système ERP (Entreprise Ressource Planning) ? Si vous n’avez que 10 €, vous devez alors avoir un critère de sélection très strict. Un rapport de 2019 de Software Path a déclaré qu’en moyenne, vous pouvez vous attendre à dépenser environ 7 200 # pour chaque utilisateur de votre système – c’est un gros investissement et cela rappelle que la sélection d’un ERP est une considération à long terme. La plupart des systèmes ERP seront utilisés pendant une décennie ou plus, de sorte que la maintenance et l’assistance continues pour l’ERP ainsi que l’infrastructure connexe sont une préoccupation budgétaire. Le choix que vous faites aujourd’hui fige les coûts dans les budgets futurs.

Utilisez notre guide gratuit des prix et des budgets ERP pour calculer le coût de votre ERP (Entreprise Ressource Planning).

Qui va prendre le temps et effectuer le travail nécessaire à la sélection et à la mise en œuvre d’un ERP ? Dans l’idéal, vous pouvez consacrer des ressources à temps plein au projet, mais de nombreuses entreprises voudront utiliser des ressources à temps partiel. Vous devez prévoir qui effectuera le travail nécessaire que ces ressources effectuent maintenant pendant qu’elles consacrent du temps à l’ERP.

Critère de sélection ERP n° 7 : technologie et évolutivité future

Ces préoccupations s’appliquent au logiciel utilisé pour développer votre système ERP et au matériel requis pour utiliser cet ERP. Nous savons qu’il y aura des développements et des améliorations constants dans ces deux domaines. Nous ne voulons peut-être pas que l’un ou l’autre soit à la pointe de la technologie, mais nous ne voulons pas non plus qu’il utilise une technologie obsolète aujourd’hui. Dans le même temps, nous voulons acheter notre ERP auprès d’un fournisseur qui a fait ses preuves en matière de suivi des développements technologiques et qui promet de maintenir cette stratégie.

Critère de sélection d’un ERP n° 8 : coût total de possession et retour sur investissement (ROI)

Faites la somme de tous les coûts différentiels que vous allez encourir à cause de cet ERP (Entreprise Ressource Planning). Il y aura le montant de l’achat initial et quelques frais de conseil initiaux. Vous devrez peut-être procéder immédiatement à des mises à jour de vos serveurs et réseaux. Vous dépenserez de l’argent pour la formation et la main-d’œuvre temporaire pendant que votre personnel mettra en œuvre l’ERP. Vous aurez des coûts de support et de maintenance chaque année pendant que vous utiliserez l’ERP.

En même temps, vous bénéficierez d’une amélioration du coût d’exécution du travail. Vous pourriez voir des revenus supplémentaires parce que vous pouvez maintenant fournir des services et des produits à vos clients qui n’étaient pas possibles sans cet ERP.

Répartissez ces coûts et avantages dans le temps et calculez votre retour sur investissement. La plupart des entreprises ont un seuil de rentabilité nécessaire avant de réaliser un investissement. Assurez-vous que cet ERP dépasse le seuil de retour sur investissement de votre entreprise.

Critère de sélection ERP n° 9 : évaluer et sélectionner les options

Le système ERP traditionnel fonctionnant sur un serveur sur site et pris en charge par un personnel informatique interne n’est plus le seul choix possible aujourd’hui. De nombreuses entreprises optent pour un ERP fonctionnant dans le cloud et utilisant un cadre SaaS. L’investissement initial est réduit au profit de paiements mensuels de « location » qui comprennent le logiciel et la plupart des besoins en matière de support.

Vous pouvez opter pour une approche hybride dans laquelle votre entreprise possède l’ERP mais l’exploite dans le cloud sur des serveurs partagés.

De nos jours, de nombreux systèmes ERP sont également développés à l’aide de logiciels open source. Ceux-ci bénéficient de la gratuité ou d’un coût très faible pour acquérir le logiciel. Vous disposez du code source de l’open source, ce qui vous permet d’effectuer des personnalisations complètes. Partout, les utilisateurs mettent à jour les ERP (Entreprise Ressource Planning) open source et ils trouvent et corrigent les bugs. Ces améliorations sont immédiatement disponibles pour tous les utilisateurs, sans qu’il soit nécessaire d’attendre qu’une société de développement publie une nouvelle révision.

Si vous avez des préoccupations liées à ces options, votre choix vous indiquera quels critères de sélection d’un système ERP sont essentiels pour votre entreprise.

Critère de sélection ERP n° 10 : personnalisation nécessaire

L’ERP parfait ne nécessitera jamais de personnalisation. Comme aucun n’est susceptible d’être parfait, toute personnalisation sera un critère de sélection. Faites comprendre à votre équipe quelle personnalisation est souhaitée et si elle est vraiment essentielle. Les systèmes ERP d’aujourd’hui utilisent des connaissances acquises auprès de milliers de clients. Y a-t-il un élément de votre entreprise qui est unique parmi toutes les autres entreprises du monde ? C’est peu probable. Si la personnalisation que vous souhaitez peut être facilement réalisée à l’aide d’un ERP existant, cette personnalisation n’est pas un critère de sélection. Si cette personnalisation peut être reportée pendant que vous utilisez un ERP existant et évaluée plus tard, elle n’est pas immédiatement un critère, mais la possibilité de mettre en œuvre cette personnalisation plus tard est un critère.

En revanche, si la personnalisation que vous souhaitez est nécessaire, examinez les systèmes ERP en tenant compte de la facilité et de l’efficacité de cette personnalisation. Avez-vous des développeurs qui maîtrisent le langage de programmation requis ? Des développeurs possédant ces compétences sont-ils disponibles sur le marché du travail ?

Comment votre ERP (Entreprise Ressource Planning) va-t-il gérer la personnalisation ? Pouvez-vous utiliser des objets commerciaux ou d’autres techniques de validation pour assurer la compatibilité avec d’autres composants de l’ERP ? Pouvez-vous introduire votre personnalisation sans effets négatifs sur les autres composants de l’ERP ?