7 étapes pour choisir le bon logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning)

Avec le grand nombre d’options ERP (Entreprise Ressource Planning) disponibles sur le marché aujourd’hui, le choix d’un progiciel pour votre entreprise peut être une tâche écrasante. Alors que de nombreuses entreprises pensent que n’importe quel logiciel fonctionnera et que leur organisation se conformera simplement aux fonctionnalités du logiciel, les échecs largement médiatisés des ERP indiquent que ce n’est pas la meilleure solution. De plus, étant donné que l’ERP doit être une initiative de transformation de l’entreprise qui lui procure des avantages concurrentiels clés, la décision ne doit pas être prise à la légère ou avec des informations incomplètes.

Quelle est donc la meilleure façon de trouver la solution ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise ? Voici sept étapes pour vous aider à choisir le bon logiciel pour votre organisation :

1/ Effectuez un examen et une analyse des processus. Puisque l’ERP est avant tout une initiative commerciale, vous devez d’abord définir et documenter vos processus commerciaux actuels, vos points sensibles et vos points forts. Cette analyse doit également inclure ce que vous pensez que vos processus devraient être à l’avenir (votre état « to-be ») et les exigences commerciales correspondantes. Ces processus et ces exigences devraient éventuellement être utilisés par les fournisseurs potentiels de logiciels pour démontrer les capacités de leur produit dans le contexte de vos besoins professionnels.

2/ Évaluez l’adéquation technique. Bien que l’ERP doive être une initiative commerciale plutôt que technologique, il est également important de comprendre comment une solution logicielle potentielle s’alignera sur votre infrastructure actuelle. Par exemple, si vous êtes un utilisateur de Microsoft, il est probable que les produits logiciels ERP construits sur une plateforme .NET vous conviennent mieux sur le plan technique.

3/ Comprenez le coût total de possession. Pendant le cycle de vente, les représentants des logiciels ERP cherchent à minimiser les coûts et les risques associés à l’achat de leur logiciel. Cependant, il est beaucoup plus facile d’accepter les coûts potentiels au début du processus qu’après s’être engagé dans une solution particulière. Assurez-vous de découvrir les « coûts cachés » associés à l’ERP, notamment les coûts de mise en œuvre, les mises à niveau du matériel, le recrutement de ressources supplémentaires pour votre équipe de projet, la maintenance du logiciel, etc.

4/ Élaborez un plan de mise en œuvre réaliste. Tant que vous êtes encore dans le cycle de vente, vous devez prendre les estimations de durée de mise en œuvre des fournisseurs avec un grain de sel. Il est important d’élaborer un plan de projet complet qui comprend non seulement les activités requises pour installer le logiciel, mais aussi celles qui sont nécessaires pour garantir que la solution est entièrement fonctionnelle, testée et acceptée par les utilisateurs finaux. Ce plan doit être élaboré avant votre décision finale concernant le logiciel, afin que vous compreniez parfaitement les engagements en matière de coûts et de ressources nécessaires à la réussite du projet. Le plan de votre projet de mise en œuvre doit tout inclure, de la conception des processus métier et du flux de travail à la migration des données, en passant par le pilote de la salle de conférence, les multiples itérations de test et les activités clés de gestion du changement organisationnel.

5/ Suivez les avantages commerciaux potentiels du nouveau système. Si vous ne les mesurez pas, vous ne les atteindrez probablement pas. Les projets ERP ne sont pas différents. Il y a de fortes chances que votre entreprise envisage l’ERP comme un moyen de réduire les coûts, d’augmenter les revenus ou de s’adapter à la croissance, et vous devez estimer et mesurer les avantages par rapport à ces paramètres si vous voulez réaliser le plein potentiel de l’ERP.

6/ Gardez vos options ouvertes. Bien que ce conseil puisse s’apparenter à un conseil de couple, il s’applique également au choix d’un progiciel de gestion intégré. Contrairement à ce que l’on croit généralement, il n’y a pas que deux ou trois principaux fournisseurs de logiciels ERP. Bien que deux ou trois fournisseurs de logiciels représentent la majorité des parts de marché et des dépenses de marketing, il existe au moins 70 solutions logicielles ERP viables sur le marché, toutes avec des degrés variables de fonctionnalité et de force. Trop d’entreprises choisissent une solution en fonction du nom de la marque ou de ce que font les concurrents. Les entreprises doivent plutôt envisager les options qui répondront le mieux à leurs exigences commerciales uniques et à leurs sources d’avantage concurrentiel.

7/ Recherchez des conseils objectifs et indépendants. Demandez à vos collègues, employés et autres contacts ce qu’ils utilisent ou recommandent pour une entreprise comme la vôtre. Faites des recherches sur Internet ou engagez un consultant ERP si nécessaire. Dans tous les cas, ne supposez pas que vous avez toutes les réponses si vous n’avez pas d’expérience en matière d’ERP. Trouvez d’autres sources de conseils indépendants sur les ERP pour valider ce que vous entendez de la part des vendeurs de logiciels.

En respectant ces sept étapes, vous et votre entreprise aurez beaucoup plus de chances de faire partie des succès de l’ERP plutôt que des cauchemars de l’ERP dont nous avons tous entendu parler.