Cinq des éléments les plus importants à prendre en compte dans le choix d’un ERP (Entreprise Ressource Planning)

La sélection d’un système ERP peut être compliquée. Le pourquoi d’un système ERP (Entrerperise Ressource Planning) est assez clair. Le système ERP que vous choisissez sera la plateforme grâce à laquelle les différents domaines fonctionnels de votre entreprise cohabitent en un tout unifié. C’est le parapluie qui recouvre et relie tous vos domaines et systèmes d’activité, vous permettant de partager des données et de prendre des décisions plus judicieuses, fondées sur les données, dans l’ensemble de vos opérations. Le choix et la mise en œuvre d’une solution logicielle ERP vous aident à travailler plus intelligemment, en améliorant l’efficacité et la visibilité de l’ensemble de vos processus d’entreprise, qui vont des achats et de l’approvisionnement, de la fabrication et du contrôle des stocks aux ventes et au marketing, en passant par la distribution et la gestion de la relation client.

Le choix d’un système ERP peut être une question plus délicate. Le choix du système ERP qui vous convient ne doit pas être pris à la légère ou fait à la hâte. Des ressources organisationnelles considérables doivent être consacrées à l’acquisition du système qui vous convient et à sa mise en œuvre. Le coût d’une mise en œuvre ratée peut être stupéfiant, et les coûts vont bien au-delà des investissements financiers gaspillés pour inclure la perturbation des fonctions de l’entreprise, des employés frustrés et des clients mécontents. D’ailleurs, comme vous l’avez probablement remarqué, les employés et les clients frustrés ont tendance à vous quitter, ce qui n’est pas plus mal pour votre entreprise. Les processus de planification et de sélection d’un ERP sont donc essentiels à la réussite de l’achat d’un ERP. Vous trouverez ci-dessous cinq critères clés qu’il serait sage de prendre en compte avant de choisir un système ERP.

1. Votre choix d’ERP doit permettre l’évolutivité et la flexibilité de la plate-forme.

Votre liste actuelle d’exigences et de besoins ne doit pas être le seul élément qui guide votre décision d’achat. Vous devez également tenir compte des fonctionnalités dont vous aurez besoin à mesure que votre entreprise se développera ou connaîtra des changements à l’avenir. Un système ERP doit être suffisamment souple pour s’adapter à vos besoins à mesure que votre entreprise se développe. Un « mauvais » système ERP est un système que vous ne pourrez plus utiliser dans 5 à 10 ans. Cette flexibilité doit être intégrée à votre système ERP (Entreprise Ressource Planning). Sinon, votre système ERP « inflexible » risque d’entraver votre croissance au lieu de la soutenir, ce qui est peut-être le pire des scénarios.

Cela signifie que vous ne devez pas vous contenter des fonctionnalités standard d’un système, mais que vous devez également tenir compte de la facilité avec laquelle votre système ERP pourra s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise et aux nouvelles technologies. Si les possibilités de personnalisation d’un système ERP particulier sont trop limitées, il peut être utile de chercher ailleurs. Vous ne voulez pas être contraint d’adopter de nouvelles technologies et d’effectuer des contournements complexes à cause d’un système ERP inflexible. Vous voulez qu’un système ERP soit une plate-forme de croissance, c’est-à-dire qu’il soit suffisamment souple pour soutenir votre croissance et intégrer les nouvelles technologies. En recherchant l’agilité d’un ERP, vous mettez votre entreprise à l’épreuve du futur, et cela compte beaucoup.

2. Prise en charge des utilisateurs mobiles

Avec l’avènement du « bring-your-own-device » (BYOD), de plus en plus d’utilisateurs professionnels accèdent aux flux de travail et aux données via leurs appareils mobiles personnels. Donner aux employés la possibilité de travailler de la manière, de l’endroit et du moment qui leur conviennent a considérablement stimulé la productivité. Si les fonctionnalités mobiles sont limitées, il sera impossible de réaliser ces gains d’efficacité.

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Ce que vous ne voulez pas faire, c’est lier vos employés à des ordinateurs de bureau et à leurs bureaux. Imaginez un vendeur qui ne pourrait pas accéder aux données clés du client sur la route, mais qui serait lié à un ordinateur de bureau s’il veut accéder aux données clés du client. Dans quelle mesure ce vendeur serait-il heureux et efficace ? Que penseraient vos clients si l’un de vos vendeurs leur rendait visite et leur disait des choses comme « Je ne peux pas mettre à jour vos informations relatives à notre nouvel accord avant d’être de retour au bureau. » Les données commerciales doivent être accessibles partout où les affaires se déroulent.

Le tableau de bord d’un ERP doit être convivial et accessible de partout et à tout moment. Lorsque vos employés sont en déplacement, ils pourront accéder facilement aux flux de travail et aux données clés pour éviter les temps d’arrêt prolongés. Ils peuvent travailler à l’hôtel ou sur le site du client. La possibilité de saisir et de stocker les données en un seul processus est peut-être encore plus importante. Lorsque les employés peuvent saisir des données directement depuis le terrain, cela réduit le risque d’erreurs qui se produisent lorsqu’ils doivent collecter des données à un endroit et les saisir à nouveau dans le système par la suite. La convivialité est une caractéristique ERP extrêmement importante, et vous devriez l’exiger.

3. Recommandations ou témoignages de clients

Un fournisseur de logiciel ERP doit pouvoir vous donner le nom de quelques clients que vous pouvez contacter pour avoir un aperçu de l’ensemble du processus de mise en œuvre. Il est important de noter que vous ne pouvez pas vous concentrer uniquement sur le logiciel lui-même, mais que vous devez examiner attentivement l’expérience de collaboration de l’équipe de mise en œuvre du fournisseur et sa perspicacité technique et commerciale globale dans le cadre d’un partenariat avec des entreprises comme la vôtre. Dans de nombreux cas, lorsqu’un système ERP ne répond pas aux attentes, ce n’est pas nécessairement parce que le logiciel était déficient, mais plutôt parce que quelque chose a mal tourné au cours du processus de mise en œuvre, comme une communication inadéquate.

L’écoute est importante, tout comme la réactivité et l’établissement de relations solides (en plus de solutions logicielles solides). Le changement ne concerne pas seulement la technologie, mais aussi les processus et les personnes. L’aspect humain n’est pas « soft », et il vaut mieux être sûr que vous pouvez faire confiance et établir une solide relation de collaboration entre votre personnel et celui du fournisseur de l’ERP.

4. Facilité d’utilisation et contextualisation

Chaque secteur fonctionnel de l’entreprise travaillera quotidiennement avec certains types de données et n’aura pas besoin d’autres types. L’expérience utilisateur doit être personnalisable pour chaque utilisateur afin que seules les informations les plus pertinentes soient présentées. Cela inclut la contextualisation pour les entreprises internationales qui auront besoin de données spécifiques à une région et d’unités de mesure pour toutes les localités. Essentiellement, un bon système ERP sera capable de présenter les bonnes informations aux bonnes personnes, au bon moment, de manière simple et accessible. Vous devez rechercher une expérience utilisateur (UX) personnalisable et de qualité. Si vous devez créer des solutions de contournement encombrantes pour localiser et contextualiser votre système ERP, c’est un signal d’alarme. Votre système ERP (Entreprise Ressource Planning) doit être doté de cette fonctionnalité.

5. Coûts à long terme

Il est facile de s’attacher aux coûts initiaux, mais vous devez vraiment tenir compte du coût total de possession (CTP) sur le long terme. Tenez compte des coûts de mise en œuvre à long terme liés à la gestion du changement. Votre système ERP doit être configuré pour refléter vos processus d’affaires futurs. Ainsi, à mesure que vos processus évoluent, votre système ERP et votre fournisseur évolueront avec vous.

Servez-vous des 5 éléments énumérés ci-dessus pour répondre à la question de savoir comment choisir un système ERP (et un fournisseur) qui vous convient.