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Cahier des charges d’un ERP

Il est très fréquent que les acheteurs de logiciels ne consacrent pas assez de temps à la collecte de leurs besoins en matière d’ERP. Il est compréhensible que de nombreux acheteurs se concentrent davantage sur la manière dont leurs processus actuels seront transférés dans le nouveau système. Cependant, le choix d’un logiciel ERP est une tâche plus complexe que le remplacement d’un stylo et d’un papier. Il s’agit d’un processus de transformation lorsqu’il est correctement exécuté, mais la seule façon d’y parvenir est de penser à cette transformation dès le début, avec des pratiques efficaces de collecte des exigences.

Pour ce faire, il est important de réfléchir à tout ce qu’offre un système ERP (Entreprise Ressource Planning). Pour vous aider à démarrer, nous avons créé une liste de contrôle exhaustive des exigences et des fonctionnalités ERP les plus courantes.

Liste de contrôle des principales exigences ERP (Entreprise Ressource Planning)

Comptabilité et finances

L’un des principaux atouts des logiciels ERP est leur capacité à automatiser, rationaliser et analyser la grande majorité des opérations comptables. Sans logiciel, votre équipe peut consacrer des dizaines d’heures chaque mois à des tâches fastidieuses comme la paie, la facturation et l’établissement du budget. Mais lorsque ces processus sont automatisés, vous permettez à votre personnel de passer à un rôle plus consultatif.

Les logiciels ERP (Entreprise Ressource Planning) facilitent encore cette adaptation en fournissant des outils d’analyse. L’analyse rapide mais précise du système réduit les erreurs et permet aux organisations d’évaluer correctement leur santé financière dans tous les départements.

  • Paie
  • Comptes clients
  • Comptes à payer
  • Factures
  • Dépôts
  • Budgétisation
  • Rapprochement bancaire
  • Interfaces et réconciliation entre ERP (Entreprise Ressource Planning) et les banques
  • Gestion des flux de trésorerie
  • Calcul automatique des coûts
  • Sélection du mode de calcul des coûts
  • Analyse des coûts
  • Allocations avancées
  • Budgétisation
  • Gestion des dépenses
  • Grand livre des comptes
  • Facturation
  • Support de plusieurs devises
  • Support de plusieurs langues
  • Support de la conformité réglementaire
  • Gestion du capital humain

De nombreuses entreprises investissent dans un logiciel ERP en raison de sa capacité exceptionnelle à gérer et à analyser les ressources en capital humain. La gestion automatisée du capital humain (HCM) est une solution précieuse qui permet de gérer les données d’embauche et de contrôler la productivité individuelle. En automatisant des tâches telles que l’administration des avantages sociaux et le calcul des impôts, les logiciels ERP réduisent considérablement le risque d’erreur humaine. La réduction des erreurs humaines se traduit par une efficacité accrue et une diminution des pertes financières dues à l’inexactitude.

  • Gestion des avantages sociaux
  • Gestion de la rémunération en entreprise
  • Gestion des ressources humaines
  • Intégration de la paie
  • Gestion des performances des employés
  • Administration fiscale
  • Impôt sur le revenu des personnes physiques
  • Libre-service pour les employés
  • Libre-service pour les managers
  • Gestion des talents
  • Temps et travail/présence
  • Gestion des cartes de pointage
  • Fabrication et distribution

Les systèmes ERP ont la capacité de gérer les processus de fabrication, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent en optimisant les heures de travail du personnel. Elle garantit la précision, évalue la productivité de l’organisation, identifie les faiblesses et automatise une grande partie de la chaîne d’approvisionnement. La gestion des processus de fabrication et de distribution est particulièrement bénéfique car elle permet d’accomplir des tâches telles que le contrôle de la production, l’analyse de la qualité et la programmation de la distribution qui consomment souvent de nombreuses heures de travail du personnel.

  • Planification des besoins en capacité
  • Analyse des coûts de production
  • Contrôle de la production
  • Synchronisation des processus
  • Product data management
  • Gestion des changements techniques
  • Prévisions
  • Coût de revient des travaux
  • Planification de la production
  • Gestion de l’assurance qualité
  • Suivi de la qualité
  • Analyse de la qualité
  • Planification et gestion des ressources
  • Gestion des matériaux

La gestion des matériaux permet aux entreprises de contrôler les stocks, les livraisons et les commandes. Les logiciels ERP utilisent également les données historiques des ventes pour prévoir les tendances des ventes, ce qui permet aux entreprises de déterminer les niveaux de stock optimaux. Ces fonctions donnent aux détaillants et aux fabricants la possibilité d’atteindre leurs objectifs de revenus, de maximiser l’espace de stockage et d’éliminer les stocks non rentables.

MRO

  • Disponibilité des matériaux
  • Disponibilité du stock
  • Inventaire optimal du magasin
  • Planification

Gestion des ventes et des stocks
La gestion des ventes et des stocks permet de suivre et d’analyser les données relatives aux ventes, d’automatiser les transactions, de contrôler les performances, de suivre les dépenses et même de gérer la préparation des commandes et le crédit client. Le logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) utilise des données historiques pour déterminer les data points idéaux et les numéros de stock de base, ce qui permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps en éliminant la nécessité de calculer manuellement les prix et les bénéfices. Il vous permet également de localiser immédiatement n’importe quel article dans votre entrepôt, ce qui rationalise le traitement des commandes. Toutes ces fonctions permettent aux entreprises d’économiser du temps et des efforts tout en augmentant la précision et l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.

  • Gestion du crédit client
  • Tarification
  • Préparation des commandes
  • Devis
  • Traitement des commandes de vente
  • Capable de promouvoir l’inventaire
  • Nomenclature (BOM)
  • Rapport de nomenclature
  • Traitement des cartes de crédit
  • Rapports sur les transactions en ligne
  • Gestion des commandes de vente
  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Les outils de gestion de la chaîne d’approvisionnement (GCA) facilitent les opérations liées à l’acheminement d’un produit du fournisseur au consommateur. Les suites SCM gèrent les fonctions liées à l’approvisionnement, à la distribution et à la gestion des ressources. Par conséquent, ceux qui ont tendance à trouver les suites SCM particulièrement utiles sont souvent les détaillants, les fabricants et les distributeurs. Pour en savoir plus sur le rôle des logiciels ERP dans la GCL, cliquez ici.

L’un des principaux avantages des logiciels de GCL est leur capacité à automatiser les tâches fastidieuses nécessaires à la chaîne d’approvisionnement. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de consacrer moins de temps aux tâches répétitives, ce qui se traduit par une augmentation des niveaux de productivité et de la vitesse des opérations. De plus, l’automatisation réduit le risque d’erreur humaine en diminuant le nombre d’interventions de l’utilisateur nécessaires à la réalisation d’une commande. La diminution de l’intervention de l’utilisateur augmente la précision et élimine les coûts induits par les erreurs.

  • Gestion de la logistique
  • Planification logistique
  • Approvisionnement
  • Sourcing
  • Intégration packagée aux applications de back-office
  • Planification de la demande
  • Gestion de la distribution
  • Gestion des événements
  • Système d’exécution de la fabrication
  • Gestion des ressources
  • Ordonnancement
  • Envoi des commandes
  • Exécution des commandes
  • Collecte des données de production
  • Analyse des performances de production

Questions à se poser avant d’installer un ERP

Pour déterminer vos besoins en matière d’ERP, il ne suffit pas de décider des fonctionnalités et des outils dont votre entreprise a besoin. Pour révolutionner vos opérations, vous devez réfléchir à vos objectifs et à la manière dont votre fournisseur les atteindra.

À quoi ressemblera mon entreprise à l’avenir ?

Comme nous l’avons dit plus haut, les acheteurs de logiciels ERP font souvent l’erreur de ne pas consacrer suffisamment de temps à la planification. L’établissement d’une liste de contrôle des exigences du système ERP est essentiel à la réussite de la mise en œuvre. Lorsque vous recherchez une solution ERP, vous devez réfléchir à la manière dont vous travaillez actuellement et à la manière dont vous travaillerez probablement à l’avenir. Un logiciel ERP représente un investissement important et, avec un peu de chance, le prochain système que vous choisirez sera celui avec lequel vous travaillerez pendant de nombreuses années. Assurez-vous que votre prochain système pourra prendre en charge de nouveaux utilisateurs lorsque votre entreprise se développera et que vous embaucherez du personnel supplémentaire. En outre, vérifiez si votre fournisseur propose des modules dont vous n’avez pas besoin aujourd’hui mais dont vous pourriez avoir besoin plus tard.

À quoi ressemblera mon fournisseur à l’avenir ?

En plus de votre avenir, pensez aux prochaines actions de votre fournisseur. Faites une petite recherche sur ses produits et sa stratégie passés. Vérifiez s’ils continuent à investir dans leurs produits ou s’ils sont prompts à vendre. Outre le long terme, réfléchissez au rôle de votre fournisseur pendant la mise en œuvre. Il peut même être utile de créer une liste de contrôle de la mise en œuvre de l’ERP (Entreprise Ressource Planning). Indiquez le type d’assistance dont votre équipe aura besoin et le budget disponible. Si le fournisseur n’offre pas l’aide dont vous avez besoin à un prix abordable, il vaut mieux continuer à chercher.

Qui utilisera le système le plus souvent ?

Si un système ERP représente un investissement important, une mise en œuvre réussie garantit des processus plus efficaces, des données centralisées et une réduction des erreurs et des coûts. Mais rien de tout cela ne peut se produire si votre personnel n’adopte pas le système. La meilleure façon d’encourager des taux d’adoption élevés est de demander l’avis de vos employés avant d’acheter. Comprenez leurs flux de travail et comment un nouveau système pourrait les aider ou les gêner. Ces informations sont également utiles pour la création de votre documentation ERP.

Quelles sont les exigences les plus importantes pour mon entreprise ?

Dans un monde parfait, vous pourriez trouver un fournisseur d’ERP capable de répondre à toutes vos exigences au prix le plus juste. Mais dans la réalité, il est plus probable que vous deviez faire des sacrifices. En déterminant dès le départ quelles exigences du logiciel ERP sont les plus importantes, vous pourrez garder un esprit objectif lorsque vous sélectionnerez les produits ERP.

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