Qu’est-ce qu’un Digital Workplace ?

Qu’est-ce qu’un Digital Workplace, exactement ?

Nous utilisons souvent ce terme, mais il peut avoir des significations différentes selon les personnes.

Avant d’essayer de définir ce qu’est un Digital Workplace, nous devons parler de votre problème.

Tout a commencé avec la transformation numérique. Pour beaucoup, la transformation numérique s’est produite alors que nous entrions sur le marché du travail. Nous avons entendu des légendes sur ce qu’était le travail dans les années 80, mais c’est un peu difficile à imaginer.

Pour mettre les choses en perspective, examinons les conséquences de la transformation numérique.

• Tout le monde au travail reçoit un ordinateur portable lorsqu’il entre dans la vie active.
• Si votre wifi, votre batterie ou (bon sang) Google tombe en panne, vous ne pouvez plus travailler.
• Votre bureau a survécu toute l’année avec moins de 10 rames de papier.
• Toutes ces choses auraient été inconnues à l’époque où les gens utilisaient encore régulièrement un télécopieur.

La transformation numérique est la prolifération d’outils numériques dans l’ensemble d’un processus, d’un service ou d’une organisation. C’est le remplacement de tout par une solution numérique.

Aujourd’hui, les logiciels couvrent toutes les fonctions, tous les secteurs et tous les niveaux d’une entreprise. C’est la mise à niveau la plus importante, la plus rapide et la plus répandue des outils de base que nous utilisons pour travailler.

Le système d’exploitation organisationnel
The Ready est un groupe de conception et de transformation organisationnelles (voir les entretiens avec Aaron Dignan et Rodney Evans). Ils utilisent, entre autres, le terme « système d’exploitation organisationnel » pour parler du fonctionnement de votre entreprise.

Pour un ordinateur, tout fonctionne sur le système d’exploitation. Il définit les règles et les cadres de base que toutes les autres applications doivent suivre.

Lorsque vous parlez d’un système d’exploitation organisationnel, il s’agit de toutes les règles et de tous les cadres pour des questions comme :

• Comment vous orientez et dirigez l’entreprise
• Comment planifier et hiérarchiser les choses
• Comment vous répartissez et faites le travail
• Comment cultiver les relations
• Comment prendre des décisions
• Comment vous convoquez et coordonnez

Sur Actualité Informatique, nous parlons des principaux domaines de la collaboration, de la productivité, du leadership, de la culture et de la technologie.

Retour à votre problème

La transformation numérique a apporté de nombreux nouveaux outils fantastiques, mais nous les avons ajoutés au même ancien système d’exploitation. Afin de fonctionner, les outils ont apporté silencieusement de petits correctifs logiciels, ou « mises à jour de service », au système d’exploitation.

Prenons l’exemple du courrier électronique. Le courrier électronique numérise les conversations avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise. C’était un ajout brillant au lieu de travail. Mais il a également changé notre façon de travailler, c’est-à-dire le système d’exploitation.

Il a changé la façon dont vous commencez votre journée (vérifiez votre boîte de réception). Il a changé la façon dont vous menez vos discussions (chaînes et fils). Elle a changé la façon dont vous envisagez une journée productive (boîte de réception zéro). Cela a changé la façon dont vous stockez les informations (Quand les avez-vous envoyées ?).

Ce sont tous des correctifs de service pour votre système d’exploitation que vous n’avez pas demandés.

Cela s’est produit à maintes reprises avec chaque nouvel outil. Des CRM aux processus automatisés, en passant par le stockage dans le Cloud. Chaque outil apportait de légers ajustements inaperçus.

Après quelques décennies de ce type de transformation numérique, vous avez l’équivalent de l’exécution de Slack sous Windows 95 (version 2951.124).

La mise à niveau de votre système d’exploitation pour l’adapter aux nouveaux outils numériques est le problème que vous devez résoudre si vous voulez vous lancer dans le nouveau monde numérique.

Et ce n’est pas parce que votre entreprise est une nouvelle startup que vous n’avez pas le même problème. Vous héritez de votre système d’exploitation des systèmes éducatifs, de la dernière entreprise pour laquelle vous avez travaillé et des normes culturelles. À moins que vous n’ayez intentionnellement mis à niveau votre système d’exploitation, vous travaillez sur une variante qui a vu le jour avec la révolution industrielle.

Les changements technologiques fonctionnent

Réfléchissons sur les outils dont nous disposons maintenant.

• Vous pouvez envoyer instantanément un message à des individus ou à des groupes dans le monde entier
• Vous pouvez stocker des TERABYTES d’informations, y accéder à partir de n’importe quel appareil et les partager avec n’importe qui
• Vous pouvez créer d’énormes quantités de données qui génèrent de nouvelles idées
• Vous pouvez créer un nombre illimité de projets et avoir une visibilité et un contrôle complets sur chaque étape
• Vous pouvez ajouter l’automatisation aux processus manuels, en accélérant les flux de travail de quelques jours à quelques minutes
• Vous pouvez utiliser un chatbot semi-intelligent pour aider les clients ou les employés à trouver la bonne information en utilisant le traitement du langage naturel
• Vous pouvez changer le fond de vos appels vidéo avec 😂🎉

Comment ces nouveaux outils changent-ils la façon dont nous nous dirigeons les uns les autres ? Comment changent-ils la façon dont nous collaborons au travail ? Construire une culture ? Mesurer la productivité ?

Si nous continuons à ajouter de nouvelles technologies, elles continueront à modifier notre système d’exploitation archaïque et les humains en souffriront.

Il s’agit d’une Digital Workplace

Une Digital Workplace est un système d’exploitation de travail amélioré qui est prêt à accueillir une nouvelle génération d’outils numériques. Les leaders du numérique créent ou adoptent un OS qui correspond à leurs aspirations, puis y ajoutent les outils qui peuvent les y amener.

Une Digital Workplace est la réponse à votre problème.

Il n’y a pas de recul par rapport aux outils numériques. Nous devons continuer à investir dans ces outils, mais nous devons mettre à niveau nos autres systèmes pour les utiliser à bon escient.

Un Digital Workplace est un voyage non pas vers l’extérieur, mais vers le haut, dans des endroits où les humains n’ont jamais été. C’est un engagement à améliorer le système d’exploitation de votre organisation et à utiliser les outils numériques qui vous aident à atteindre vos objectifs. Il existe plusieurs niveaux de Digital Workplace qui vous aident à comprendre jusqu’où vous êtes allé. Chaque entreprise doit trouver sa propre voie pour aller vers l’avenir.

Lorsque les organisations ont renvoyé les gens chez eux pendant la crise COVID-19, beaucoup ont supposé que nous étions entrés dans le nouveau monde du travail ! Pas vraiment.

Une Digital Workplace n’est pas quelque chose que l’on allume un jour, et il ne se limite pas au travail à distance.
Une Digital Workplace redéfinit les cinq éléments fondamentaux du travail :

• Technologie
• Collaboration
• Productivité
• Leadership
• Culture

Il existe 5 niveau dans chacun de ces domaine !
Chacun de ces éléments semble radicalement différent lorsqu’il passe du niveau 1 au niveau 5. Un Digital Workplace n’améliore pas seulement notre compréhension actuelle d’un élément, mais en change la nature même. Tous les éléments sont interdépendants, mais les organisations doivent travailler sur chacun d’entre eux séparément.

Le principe directeur pour progresser à travers les niveaux est de valoriser la technologie et l’humanité. La technologie numérique est puissante et peut complètement changer notre façon de travailler. Mais elle doit être mise en œuvre d’une manière qui honore le travail humain.

La plupart des humains ont été contraints de travailler comme des robots au cours du siècle dernier. Maintenant que les vrais robots sont là, nous devons créer un lieu de travail où les humains peuvent faire le travail qu’ils font le mieux c’est à dire créer principalement et réfléchir !

Ces niveaux d’un Digital Workplace offrent une feuille de route pour voir où vous pouvez aller. Même si vous ne pouvez pas mettre en œuvre tout ce qui est mentionné, vous pouvez faire beaucoup. Nous n’atteignons les niveaux supérieurs d’une Digital Workplace qu’en posant la question « Pourquoi pas ? Les Digital Workplaces suppriment les obstacles et ouvrent de nouvelles possibilités.

Voici un aperçu des cinq niveaux de Digital Workplaces.

Niveau 1
Le bureau physiquez au  centre

Un Digital Workplace de niveau 1 est un bureau physique qui utilise certains outils numériques pour augmenter le travail. En un clin d’œil, vous pouvez travailler de chez vous pendant un jour ou deux, mais tout est centré sur le bureau. Le QG est le soleil autour duquel tout tourne.

Le bureau domine le lieu de travail. Les outils numériques sont un complément nécessaire pour faire face au monde extérieur.

90 % des entreprises étaient présentes avant COVID-19 et pendant la première semaine de travail à distance.

Niveau 1 Technologie
Chacun dispose des outils de base que sont le courrier électronique, le traitement de texte, les tableurs, les diapositives et un calendrier personnel. Quelques autres dans l’entreprise utilisent des outils spécialisés, mais personne n’a besoin de beaucoup plus que cela.

Productivité de niveau 1
Être présent, c’est être productif. Vous pouvez vivre sous le radar pendant des semaines en vous habillant, en restant éveillé, en envoyant des courriels, en assistant à des réunions et en tapant sur votre ordinateur. La direction veut voir beaucoup d’activité et de buzz.

Collaboration de niveau 1
La collaboration se fait soit en personne (réunions ou conversations impromptues), soit par courrier électronique. En de rares occasions, quelqu’un peut se joindre par appel vidéo, mais il n’est pas prioritaire.

Niveau 1 Culture
La culture n’est pas prise en compte. Il peut y avoir des affiches sur le mur, mais en réalité, tout ce qui n’est pas légalement réglementé est permis. Les valeurs sont indéfinies et inauthentiques. Les gens viennent travailler pour travailler et gagner de l’argent.

Niveau 1 Leadership
Les gestionnaires dirigent en « se promenant » et en vérifiant que les gens font bien leur travail. La méfiance est ancrée dans le système. On part du principe que les gens sont paresseux et ne travailleront que si quelqu’un les surveille.

Niveau 2
Reproduire le physique dans le numérique

Une organisation de niveau 2 tente de reproduire le bureau physique dans le monde numérique. C’était la deuxième semaine de l’expérience COVID-19.

Les réunions en personne deviennent des réunions Zoom. Le présentéisme devient la gestion de la surveillance.

A ce niveau, un Digital Workplace semble difficile. Il est difficile de construire une culture. Il est difficile d’être un bon gestionnaire. Il est difficile de faire du travail. C’est difficile de passer des appels vidéo toute la journée.

C’est le pire niveau à atteindre, mais personne n’y reste longtemps. C’est tellement mauvais que soit vous retournez au niveau 1 le plus vite possible, soit vous avancez.

Niveau 2 Technologie
Le courrier électronique en constitue toujours le noyau. Mais les appels vidéo et la messagerie instantanée remplacent le fait d’aller vers quelqu’un pour lui parler ou organiser une réunion. Les organisations adoptent soit les outils les moins chers et les plus basiques, soit elles dépensent trop pour de nombreuses applications qui ne fonctionnent pas.

Productivité de niveau 2
Au début, la productivité semble s’améliorer car on a le temps de se débarrasser des tâches en suspens. Mais les tâches sont éparpillées sur de multiples demandes et difficiles à suivre. Le travail est abandonné à cause des nombreuses réunions, des distractions et du stress.

Collaboration de niveau 2
La collaboration est dominée par la communication synchrone : appels vidéo en direct, messages instantanés et communication urgente. Les réponses rapides sont récompensées. La communication se fait en tas géant à travers différentes applications. Les réunions sont incroyablement longues et semblent inutiles.

Niveau 2 Culture
Tout le monde suppose que la culture est importante et que certaines valeurs sont mentionnées, mais il n’y a pas grand-chose de concret. Il y a beaucoup de stress et d’anxiété chroniques. Les équipes se méfient souvent les unes des autres et il est difficile de naviguer dans la hiérarchie.

Leadership de niveau 2
Il y a beaucoup de messages « Comment ça va ? Les responsables demandent constamment des mises à jour pour prouver que la productivité est toujours au centre des préoccupations. Ils ont souvent l’impression de travailler contre les outils numériques et de forcer les choses à s’achever.

Niveau 3
Voir les avantages natifs du numérique

C’est la première fois que vous réalisez certains des avantages natifs du numérique. Vous vous engagez dans un modèle numérique et vous vous rendez compte qu’il vous faudra apporter quelques changements.

Les choses sont encore difficiles, mais elles commencent à devenir gérables. Vous commencez à comprendre qu’un Digital Workplace est un modèle viable.

Niveau 3 Technologie
Les équipes utilisent des outils de collaboration synchrone comme Google Docs et travaillent ensemble en temps réel. Les services trouvent des outils spécialisés qui les aident à résoudre des problèmes spécifiques. Des intégrations de base sont mises en place pour échanger des données et les premiers processus sont automatisés.

Productivité de niveau 3
L’accent passe de l’activité à une hiérarchisation des priorités en fonction des objectifs. Les gestionnaires aident à classer les tâches des membres de l’équipe afin qu’ils sachent quoi faire ensuite. Être productif signifie accomplir les grandes tâches. Les gens commencent à prendre au sérieux la gestion du temps et les distractions.

Collaboration de niveau 3
Les conversations sont filmées au lieu de se dérouler en vase clos. Il existe des règles de base ambitieuses concernant les outils à utiliser et la rapidité de réaction, mais elles ne sont pas toujours respectées. Les réunions commencent à devenir moins fréquentes et sont davantage centrées sur les discussions.

Niveau 3 Culture
Les valeurs réelles sont énoncées, mais elles restent des aspirations. Les dirigeants commencent à faire preuve d’une transparence sélective en matière de décisions, tout en reconnaissant les lacunes. Ils reconnaissent les problèmes de longue date liés à l’équité et à l’appartenance, et tentent de résoudre les problèmes qui se posent.

Niveau 3 Leadership
Tout le monde a un emploi du temps à 1:1 avec un responsable qui comprend un contrôle sur la vie et le travail. Les dirigeants passent plus de temps à penser aux systèmes et à créer des processus et des tableaux de projets qu’à lutter contre les incendies.

Niveau 4
Optimiser le temps sur le lieu de travail

C’est là que l’on commence vraiment à profiter des avantages du numérique.

Au cœur de la plupart des changements, il y a une valeur soudaine du temps. Les gens se rendent compte à quel point leur vie est meilleure lorsqu’ils contrôlent leur temps et ils deviennent très protecteurs de celui-ci.

Les organisations de niveau 4 tirent parti de la nature asynchrone du Digital Workplace. Le temps passé ensemble est beaucoup plus précieux et ne doit pas être gaspillé. Les décisions peuvent prendre plus de temps, mais elles sont meilleures.

À ce stade, le travail à domicile se transforme en travail de n’importe où. Vous pouvez élargir votre recherche de talents et vous installer dans un bureau, en préférant vous réunir plusieurs fois par an.

Niveau 4 Technologie
Les outils informatiques commencent à se consolider autour d’un Digital Workplace central au lieu d’un grand nombre d’applications différentes. Tout le monde est équipé des mêmes outils de collaboration, de gestion de projets et de processus. Les données sont saisies et commencent à être analysées pour une meilleure efficacité.

Niveau 4 Productivité
Les chefs d’équipe reçoivent des objectifs à atteindre plutôt que des tâches à accomplir pour rester occupés. Les mesures de productivité sont énoncées au début d’un projet et mesurées en fonction des résultats. Chacun est libre de travailler selon son propre horaire et de gérer son temps tout au long de la semaine.

Niveau 4 Collaboration
Par défaut, la collaboration est une communication asynchrone, ce qui donne aux gens le temps de réagir. Les réunions sont moins nombreuses, mais beaucoup plus significatives avec des ordres du jour et des suivis documentés. Les informations durables sont retirées du chat et placées dans un format que chacun peut trouver.

Niveau 4 Culture
Le plus souvent, les valeurs et la vision sont explicitement énoncées et respectées dans le processus décisionnel. Le leadership est très transparent, responsable et accessible. Des décisions et des mesures solides sont prises pour éliminer le stress chronique et améliorer l’équité et l’appartenance. L’apprentissage devient une priorité.

Niveau 4 Leadership
Les leaders deviennent des coachs ou des mentors. Ils passent du temps à lever les obstacles et à améliorer les systèmes. Les dirigeants célèbrent les gens publiquement et leur trouvent de nouvelles possibilités de s’épanouir. Ils peuvent prodiguer les premiers soins en matière de santé mentale et savoir comment se porte chaque membre de l’équipe.

Niveau 5
Explorer de nouvelles opportunités

Un lieu de travail de niveau 4 ressemble à une version extrêmement ajustée d’un lieu de travail de niveau 2.

En revanche, un Digital Workplace de niveau 5 ressemble à quelque chose d’entièrement différent. Il ne reprend pas les définitions antérieures des éléments de base, mais voit le travail sous un angle nouveau.

Niveau 5 Technologie
Les organisations adoptent l’automatisation et l’IA et transfèrent une grande quantité de travail vers les systèmes. La technologie est utilisée pour augmenter les compétences des humains. Il existe des normes éthiques pour les types d’outils utilisés. La technologie est au service de l’homme et ne domine pas et n’exige pas d’attention de la part de l’homme pendant qu’il travaille.

Niveau 5 Productivité
Chaque membre de l’équipe a des objectifs dont il est responsable. Ils peuvent concevoir leur semaine de manière à maximiser le bien-être, à atteindre rapidement un état de flux et à obtenir des résultats. Les gens sont libres de poursuivre de nouveaux projets en accord avec les objectifs de l’entreprise.

Collaboration de niveau 5
La collaboration est très systématisée. Tout ce dont vous avez besoin est facile à trouver, mais pas trop. Les réunions sont utiles mais peu fréquentes, ce qui permet de maximiser le temps consacré aux contacts humains et aux discussions. Les décisions sont documentées. Tout le monde suppose une intention positive et les ruptures de communication sont rares.

Niveau 5 Culture
Les valeurs sont profondément enracinées et chacun peut dénoncer un comportement qui ne respecte pas les normes. Les décisions difficiles sont prises sur la base des valeurs, et pas seulement sur la base des profits. Les décisions sont extrêmement transparentes. L’organisation se sent comme un collectif de personnes de confiance, et non comme une entreprise.

Niveau 5 Leadership
Les dirigeants passent leur temps à apprendre comment les humains fonctionnent le mieux et comment optimiser les systèmes. Les équipes sont autogérées, et les dirigeants ne font que les encadrer. Les leaders ont des approches individualisées des membres de l’équipe et apprennent constamment.

 

 

Vous savez tout sur la Digitale Workplace 🙂