Data Définition

Définition gap analysis

gap analysis

Une gap analysis est une méthode d’évaluation des différences de performance entre les systèmes d’information ou les applications logicielles d’une entreprise afin de déterminer si les exigences de l’entreprise sont satisfaites et, si elles ne le sont pas, quelles mesures doivent être prises pour s’assurer qu’elles le sont avec succès. L’écart fait référence à l’espace entre « où nous sommes » (l’état actuel) et « où nous voulons être » (l’état cible). Une gap analysis peut également être appelée analyse des besoins, évaluation des besoins ou analyse des besoins et des lacunes.

Dans le domaine des technologies de l’information, les rapports d’analyse des écarts sont souvent utilisés par les gestionnaires de projets et les équipes d’amélioration des processus. Les petites entreprises, en particulier, peuvent également tirer profit de la réalisation d’analyses des écarts lorsqu’elles sont en train de déterminer comment allouer les ressources. Dans le domaine du développement de logiciels, les outils d’analyse des écarts permettent de documenter les services et/ou les fonctions qui ont été accidentellement omis, ceux qui ont été délibérément éliminés et ceux qui doivent encore être développés. En matière de conformité, une gap analysis peut comparer ce qui est exigé par certains règlements à ce qui est actuellement fait pour les respecter.

Comment effectuer une gap analysis

La première étape de la réalisation d’une gap analysis consiste à établir des objectifs cibles spécifiques en examinant la déclaration de mission, les objectifs stratégiques et les objectifs d’amélioration de l’entreprise. L’étape suivante consiste à analyser les processus d’entreprise actuels en recueillant des données pertinentes sur les niveaux de performance et la manière dont les ressources sont actuellement allouées à ces processus. Ces données peuvent être collectées à partir de différentes sources en fonction de ce qui est analysé, comme par exemple en examinant la documentation, en menant des entretiens, en faisant du brainstorming et en observant les activités du projet. Enfin, après avoir comparé ses objectifs cibles à son état actuel, une entreprise peut alors établir un plan global qui décrit les mesures spécifiques à prendre pour combler l’écart entre son état actuel et son état futur, et atteindre ses objectifs cibles.

Que contient un modèle d’analyse des écarts ?

Si une gap analysis peut être concrète ou conceptuelle, les modèles d’analyse des écarts ont souvent en commun les éléments fondamentaux suivants :

**Identification de l’état actuel et futur**

État actuel : Un modèle d’analyse des écarts commence par une colonne que l’on pourrait intituler « État actuel », qui énumère les processus et les caractéristiques qu’une organisation cherche à améliorer, en utilisant des termes factuels et spécifiques. Les domaines d’intérêt peuvent être larges, ciblant l’ensemble de l’entreprise ; l’accent peut au contraire être étroit, se concentrant sur un processus d’entreprise spécifique, en fonction des objectifs cibles définis par l’entreprise. L’analyse de ces domaines peut être soit quantitative, comme l’examen du nombre d’appels de clients auxquels on a répondu dans un certain délai, soit qualitative, comme l’examen de l’état de la diversité sur le lieu de travail.

État futur : Le rapport d’analyse des écarts doit également comporter une colonne intitulée « État futur », qui décrit les conditions cibles que l’entreprise souhaite atteindre. Comme l’état actuel, cette section peut être rédigée en termes concrets et quantifiables, comme par exemple viser à augmenter le nombre d’appels de clients sur le terrain d’un certain pourcentage dans une période de temps spécifique ; ou en termes généraux, comme travailler à une culture de bureau plus inclusive.

Description de l’écart
Description des lacunes : Cette colonne doit d’abord déterminer s’il existe un écart entre la situation actuelle et future d’une entreprise. Si c’est le cas, la description de l’écart doit ensuite décrire ce qui constitue l’écart et les facteurs qui y contribuent. Cette colonne énumère ces raisons en termes objectifs, clairs et spécifiques. Tout comme les descriptions de l’état, ces éléments peuvent être soit quantifiables, comme l’absence de programmes de diversité sur le lieu de travail, soit qualitatifs, comme la différence entre le nombre d’appels actuellement traités et le nombre cible d’appels traités.

Combler l’écart
Prochaines étapes et propositions : Cette dernière colonne d’un rapport d’analyse des lacunes doit énumérer toutes les solutions possibles qui peuvent être mises en œuvre pour combler le fossé entre l’état actuel et l’état futur. Ces objectifs doivent être spécifiques, concerner directement les facteurs énumérés dans la description des lacunes ci-dessus, et être formulés en termes actifs et convaincants. Parmi les prochaines étapes, on peut citer l’embauche d’un certain nombre d’employés supplémentaires pour répondre aux appels des clients, la mise en place d’un système de rapport sur le volume d’appels afin de garantir qu’il y a suffisamment d’employés pour répondre aux appels, et le lancement de programmes et de ressources spécifiques en matière de diversité dans les bureaux.

Outils et exemples d’analyse des écarts

Il existe une variété d’outils d’analyse des écarts sur le marché, et l’outil particulier qu’une entreprise utilise dépend de son ensemble spécifique d’objectifs cibles. Voici quelques méthodes courantes d’analyse des écarts :

Cadre McKinsey 7S : Cet outil d’analyse des écarts, qui porte le nom de la société de conseil McKinsey & Co, est utilisé pour déterminer les aspects spécifiques d’une entreprise qui répondent aux attentes. Un analyste utilisant le modèle 7S examine les caractéristiques de l’entreprise à travers la lentille de sept groupes centrés sur les personnes : stratégie, structure, systèmes, personnel, style, compétences et valeurs communes. L’analyste indique l’état actuel et futur de chaque catégorie, ce qui permet de mettre en évidence les lacunes. L’entreprise peut alors mettre en œuvre une solution ciblée pour combler ces lacunes.

Une représentation visuelle du cadre 7S de McKinsey

**Une représentation visuelle du cadre McKinsey 7S**
Analyse SWOT : SWOT, qui signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces, est une stratégie d’analyse de gap analysis utilisée pour identifier les facteurs internes et externes qui affectent l’efficacité et le succès d’un produit, d’un projet ou d’une personne. Une fois ces facteurs déterminés, l’entreprise peut alors déterminer la meilleure solution en jouant sur ses forces, en allouant les ressources en conséquence, tout en évitant les menaces potentielles.

Modèle Nadler-Tushman : Le modèle de congruence organisationnelle Nadler-Tushman, nommé d’après les professeurs David A. Nadler et Michael L. Tushman de l’Université de Columbia, examine la façon dont les processus commerciaux fonctionnent ensemble et comment les lacunes affectent l’efficacité opérationnelle de l’organisation dans son ensemble. Le modèle analyse ces lacunes opérationnelles en analysant le système opérationnel de l’entreprise comme un système qui transforme les intrants en extrants, en divisant les processus commerciaux en trois groupes : intrants, transformation et extrants. Les intrants comprennent l’environnement opérationnel, les ressources matérielles et immatérielles utilisées et la culture de l’entreprise. La transformation englobe les systèmes existants, les personnes et les activités de projet actuellement en place qui transforment les intrants en extrants. Les extrants peuvent avoir lieu au niveau d’un système, d’un groupe ou d’un individu. Le modèle Nadler-Tushman met en lumière la manière dont des intrants inadéquats et des fonctions de transformation qui ne fonctionnent pas ensemble de manière cohérente peuvent entraîner des lacunes, ainsi que la manière dont des lacunes dans les extrants peuvent indiquer des problèmes dans les intrants et les fonctions de transformation. Ce modèle met en évidence la façon dont les différentes composantes s’assemblent ou sont congruentes : plus ces parties sont congruentes, plus une entreprise est performante. Le modèle Nadler-Tushman est un modèle dynamique qui évolue dans le temps.

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