MASTER DATA MANAGEMENT – QUOI, POURQUOI, COMMENT ET QUI
La gestion des données de référence (MDM) est née de la nécessité pour les entreprises d’améliorer la cohérence et la qualité de leurs données clés, telles que les données sur les produits, les actifs, les clients, la localisation, etc.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises, notamment les entreprises mondiales, disposent de centaines d’applications et de systèmes distincts (par exemple ERP (Entreprise Ressource Planning), CRM) où les données qui traversent les départements ou les divisions de l’organisation peuvent facilement devenir fragmentées, dupliquées et le plus souvent obsolètes. Lorsque cela se produit, il devient difficile de répondre avec précision aux questions les plus élémentaires, mais cruciales, concernant tout type de mesure de performance ou d’indicateur de performance clé pour une entreprise.
Il devient difficile de répondre – ou du moins avec un certain degré de précision – à des questions fondamentales telles que « qui sont nos clients les plus rentables », « quel(s) produit(s) ont les meilleures marges » ou, dans certains cas, « combien d’employés avons-nous ».
Fondamentalement, le besoin d’informations précises et actuelles est aigu et, à mesure que les sources de données se multiplient, la gestion cohérente et la mise à jour des définitions des données pour que toutes les parties d’une entreprise utilisent les mêmes informations est un défi permanent.
Pour relever ce défi, les entreprises se tournent vers la gestion des données de référence (MDM).
Ce que vous apprendrez dans cet article :
Cet article explique ce qu’est la GDR, pourquoi elle est importante, comment la gérer et qui devrait y participer, tout en identifiant certains modèles de gestion de la GDR et les meilleures pratiques. Il couvre plus particulièrement :
Qu’est-ce que les données de référence ? Quelles données gérer ? Pourquoi s’en préoccuper ? Qu’est-ce que la GDR ?
Comment commencer à créer des listes de référence Maintenir des listes de référence Qui est impliqué ?
QU’EST-CE QUE LES DONNÉES DE RÉFÉRENCE ?
La plupart des systèmes logiciels ont des listes de données qui sont partagées et utilisées par plusieurs des applications qui composent le système.
Par exemple : Un système ERP typique aura au moins des listes de données de base pour les clients, les articles et les comptes. Ces données de base sont souvent l’un des principaux atouts d’une entreprise. En fait, il n’est pas rare qu’une entreprise soit acquise principalement pour accéder à ses données de base clients.
Définition rudimentaire des données de base
L’une des étapes les plus importantes pour comprendre les données de référence est de se familiariser avec la terminologie. Pour commencer, il existe des éléments de données de base très bien compris et facilement identifiables, tels que « client » et « produit ». À vrai dire, beaucoup définissent les données de base simplement en récitant une liste d’éléments de données de base convenue d’un commun accord, comme par exemple Client, produit, lieu, employé et actif.
Mais la manière dont vous identifiez les éléments de données qui doivent être gérés par un logiciel de MDM est beaucoup plus complexe et défie ces définitions rudimentaires. Et cela a créé beaucoup de confusion sur ce que sont les données de base et comment elles sont qualifiées.
Pour donner une réponse plus complète à la question « qu’est-ce qu’une donnée de référence », nous pouvons examiner les six types de données que l’on trouve généralement dans les entreprises :
Les données non structurées : Les données que l’on trouve dans les courriers électroniques, les livres blancs, les articles de magazines, les portails intranet des entreprises, les spécifications de produits, les documents marketing et les fichiers PDF.
Les données transactionnelles : Données sur les événements commerciaux (souvent liés aux transactions du système, comme les ventes, les livraisons, les factures, les tickets d’intervention, les réclamations et autres interactions monétaires et non monétaires) qui ont une importance historique ou sont nécessaires à l’analyse par d’autres systèmes. Les données transactionnelles sont des transactions au niveau de l’unité qui utilisent des entités de données de base. Contrairement aux données de base, les transactions sont intrinsèquement temporelles et instantanées par nature.
Métadonnées : Données relatives à d’autres données. Elles peuvent résider dans un référentiel formel ou sous diverses autres formes, telles que des documents XML, des définitions de rapports, des descriptions de colonnes dans une base de données, des fichiers journaux, des connexions et des fichiers de configuration.
Données hiérarchiques : Données qui stockent les relations entre d’autres données. Elles peuvent être stockées dans le cadre d’un système comptable ou séparément sous forme de descriptions de relations réelles, telles que les structures organisationnelles des entreprises ou les lignes de produits. Les données hiérarchiques sont parfois considérées comme un super domaine de GDR car elles sont essentielles à la compréhension et parfois à la découverte des relations entre les données de base.
Données de référence : Un type spécial de données de référence utilisé pour catégoriser d’autres données ou utilisé pour relier des données à des informations au-delà des limites de l’entreprise. Les données de référence peuvent être partagées entre des objets de données de base ou de données transactionnelles (par exemple, pays, devises, fuseaux horaires, conditions de paiement, etc.)
Données de base : Les données de base au sein de l’entreprise qui décrivent les objets autour desquels les affaires sont menées. Elles changent généralement peu fréquemment et peuvent inclure des données de référence nécessaires à l’exploitation de l’entreprise. Les données de base ne sont pas de nature transactionnelle, mais elles décrivent les transactions. Les noms critiques d’une entreprise que les données de référence couvrent se répartissent généralement en quatre domaines et les autres catégorisations au sein de ces domaines sont appelées domaines thématiques, sous-domaines ou types d’entités.
Les quatre domaines généraux des données de base sont les suivants :
Clients
Dans le domaine du client, il existe des sous-domaines client, employé et vendeur.
Produits
Dans le domaine des produits, il existe des sous-domaines de produits, de pièces, de magasins et d’actifs.
Sites
Dans le domaine des localisations, il existe des sous-domaines de la localisation des bureaux et de la division géographique.
Autres
Dans l’autre domaine, il y a des choses comme les sous-domaines des contrats, des garanties et des licences.
Certains de ces sous-domaines peuvent être subdivisés. Par exemple, le client peut être segmenté davantage en fonction des incitations et de l’historique, puisque votre entreprise peut avoir des clients normaux ainsi que des clients de premier plan et des cadres. Le produit peut être segmenté par secteur et par industrie. Ce niveau de granularité est utile car les exigences, le cycle de vie et le cycle CRUD d’un produit dans le secteur des biens de consommation emballés (BPC) sont probablement très différents de ceux des produits de l’industrie de l’habillement. La granularité des domaines est essentiellement déterminée par l’ampleur des différences entre les attributs des entités qui les composent.
DÉCIDER QUELLES DONNÉES DE BASE GÉRER
Si l’identification des entités de données de référence est assez simple, toutes les données qui correspondent à la définition des données de référence ne doivent pas nécessairement être gérées comme telles. En général, les données de référence ne représentent qu’une petite partie de toutes vos données en termes de volume, mais elles comptent parmi les données les plus complexes et les plus précieuses à gérer et à entretenir.
En résumé…
S’il est simple d’énumérer les différents types d’entités de données de base, il est parfois plus difficile de décider quels éléments de données d’une entreprise doivent être traités comme des données de base.
Souvent, les données qui ne répondent pas normalement à la définition des données de référence doivent être gérées comme telles et les données qui répondent à la définition peuvent ne pas l’être.
En fin de compte, lorsqu’il s’agit de décider quels types d’entités doivent être traités comme des données de référence, il vaut mieux les classer en fonction de leur comportement et de leurs attributs dans le contexte des besoins de l’entreprise plutôt que de s’appuyer sur de simples listes de types d’entités.
QU’EST-CE QUE LE « MASTER DATA MANAGEMENT » ?
La gestion des données de référence (MDM) est la technologie, les outils et les processus qui assurent la coordination des données de référence dans l’ensemble de l’entreprise. La GDR fournit un service de données de référence unifié qui fournit des données de référence précises, cohérentes et complètes dans toute l’entreprise et aux partenaires commerciaux.
Il y a deux choses à noter dans cette définition :
La GDR n’est pas seulement un problème technologique. Dans de nombreux cas, des changements fondamentaux des processus commerciaux seront nécessaires pour maintenir des données de référence propres et certaines des questions de GDR les plus difficiles sont plus politiques que techniques.
La GDT comprend à la fois la création et la maintenance des données de base. Investir beaucoup de temps, d’argent et d’efforts dans la création d’un ensemble de données de référence propres et cohérentes est un effort gaspillé, à moins que la solution n’inclue des outils et des processus permettant de maintenir les données de référence propres et cohérentes au fur et à mesure de leur mise à jour et de leur expansion dans le temps.
En fonction de la technologie utilisée, la GDR peut couvrir un seul domaine (clients, produits, lieux ou autres) ou plusieurs domaines. Les avantages de la GDR multi-domaines comprennent une expérience cohérente de gestion des données, une empreinte technologique réduite, la possibilité de partager les données de référence entre les domaines, un coût total de possession plus faible et un retour sur investissement plus élevé.
Les 6 disciplines d’un programme de GDR solide
Étant donné que la GDR n’est pas seulement un problème technologique, ce qui signifie que vous ne pouvez pas simplement installer un élément de technologie et tout régler, qu’implique un programme GDR solide ?
Avant de vous lancer dans un programme de master data management, votre stratégie de MDM doit s’articuler autour de ces 6 disciplines :
La gouvernance : Directives qui gèrent les organes, les politiques, les principes et les qualités de l’organisation afin de promouvoir l’accès à des données de référence précises et certifiées. Il s’agit essentiellement du processus par lequel une équipe interfonctionnelle définit les différents aspects du programme de GDR.
Mesure : Comment vous en sortez-vous sur la base des objectifs que vous avez fixés ? La mesure doit porter sur la qualité des données et l’amélioration continue.
Organisation : Mettre en place les bonnes personnes tout au long du programme de GDR, y compris les propriétaires des données de base, les responsables des données et ceux qui participent à la gouvernance.
Politique : Les exigences, les politiques et les normes auxquelles le programme de GDR doit se conformer.
Processus : Processus défini tout au long du cycle de vie des données utilisé pour gérer les données de référence.
Technologie : Le centre de données de référence et toute technologie habilitante.
