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Recrutement : quatre erreurs d’embauche courantes et comment les éviter

Lors de l’embauche de nouveaux candidats, les employeurs doivent effectuer leurs contrôles préalables, mais un certain nombre de choses peuvent mal tourner. Voici comment les éviter.

La vérification des antécédents des candidats est un élément crucial du processus d’embauche pour de nombreux employeurs. Toutefois, elle peut aussi être complexe, notamment lorsqu’il s’agit de s’assurer que vous restez en conformité.

Dans cette rubrique, nous verrons pourquoi plus de 20 % des employeurs risquent d’enfreindre la loi en posant des questions incorrectes sur les casiers judiciaires, pourquoi 40 % ne contrôlent pas les travailleurs contractuels et pourquoi 70 % d’entre eux ne respectent peut-être pas entièrement la directive sur les casiers judiciaires.

En plus d’identifier les pièges courants lors de la vérification des antécédents des candidats, nous examinerons également comment les éviter.

Confusion sur le PIBR

Cela fait presque un an que le règlement général sur la protection des données (RGDP) est entré en vigueur en mai 2018.

La GDPR est une loi européenne qui régit la collecte, l’utilisation, la divulgation et le traitement des données personnelles. Comme les professionnels des ressources humaines peuvent traiter des volumes importants de données sensibles lors de la sélection des candidats, il est essentiel que vous vous assuriez que vos vérifications d’antécédents sont conformes à la GDPR.

Cependant, cela peut être un défi si vous ne savez pas comment remplir toutes vos obligations. En fait, un rapport de IT Governance, publié six mois après l’entrée en vigueur de la GDPR, a révélé que seulement 29 % des entreprises étaient pleinement conformes à la GDPR.

Tous les candidats ont le droit d’obtenir des informations de base sur le processus de sélection et de savoir quelles données personnelles seront collectées, ainsi que pourquoi et comment elles seront traitées.

Si vous examinez des candidats, passez en revue tous vos processus existants et assurez-vous que vous avez mis en place une politique de vérification des antécédents conforme à la GDPR.

Les candidats ont également le droit de demander l’accès, la rectification ou l’effacement de leurs données personnelles.

Si vous n’êtes pas clair sur la manière dont vous devez traiter ou stocker les données, si vous ne demandez pas le consentement d’un candidat ou ne lui donnez pas d’instructions sur la manière dont il peut retirer son consentement, ou si vous ne disposez pas d’une politique transparente en matière de respect de la vie privée, vous pourriez être en infraction avec les règlements de la GDPR.

Une autre obligation liée à la GDPR consiste à s’assurer que vous faites participer un être humain au processus de décision de tout programme dans lequel des données relatives à des candidats sont traitées, ce qui pourrait également inclure une vérification des antécédents.

Avec la croissance de l’IA, l’automatisation et la technologie des RH qui ne feront qu’augmenter dans les années à venir, il est facile de voir comment certaines organisations pourraient tomber sous le coup de cette réglementation.

Le non-respect du GDPR peut entraîner des amendes maximales allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel global ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

Certaines amendes très médiatisées ont déjà été infligées depuis l’entrée en vigueur de la GDPR, notamment à Google, qui s’est vu infliger une amende de 50 millions d’euros par la CNIL, l’autorité française de régulation des données, pour avoir collecté et traité les données des utilisateurs afin de personnaliser la publicité.

Si vous examinez des candidats, passez en revue tous vos processus existants et assurez-vous que vous avez mis en place une politique de vérification des antécédents conforme à la GDPR.

Vous devrez également travailler avec les entreprises tierces qui collectent des données en votre nom, pour vous assurer qu’elles respectent les lignes directrices de la GDPR et mettre à jour les avis, politiques et contrats de confidentialité en conséquence.

Le contrôle des médias sociaux échoue

Les médias sociaux ont transformé la manière dont les organisations recherchent et recrutent des employés potentiels, et de nombreux employeurs effectuent désormais des vérifications sur les médias sociaux des candidats au cours du processus d’embauche.

Si les recherches dans les médias sociaux permettent aux employeurs d’avoir une vision plus approfondie d’un candidat qu’un CV ou un entretien, il existe des risques si vous basez vos décisions d’embauche sur des informations que vous n’êtes pas autorisé à utiliser.

Une enquête de 2018 CareerBuilder a révélé que 70 % des employeurs utilisent les sites de réseautage social pour rechercher des candidats au cours du processus d’embauche, et parmi ceux-ci, plus de la moitié ont trouvé des informations qui les ont amenés à ne pas embaucher un candidat.

Assurez-vous que les recherches que vous effectuez dans les médias sociaux font partie d’un programme de dépistage structuré.

Par ailleurs, des recherches conducted last year by Sterling ont révélé que 60 % des entreprises admettent ne pas avoir inclus de vérification des médias sociaux dans leur programme structuré de vérification des antécédents.

Les organisations qui effectuent des recherches « non officielles » dans les médias sociaux pourraient être confrontées à des problèmes de conformité, car les responsables du recrutement pourraient découvrir plus d’informations qu’ils n’en ont réellement besoin, surtout si ces informations concernent l’une des caractéristiques protégées, comme la race, la religion ou l’orientation sexuelle.

Si ce candidat n’est pas embauché par la suite, le candidat peut potentiellement prétendre que cela a joué un rôle dans la décision de ne pas le recruter, et l’employeur pourrait être exposé à une plainte pour discrimination.

Par exemple, un responsable du recrutement pourrait découvrir qu’une candidate a discuté de la grossesse et des bébés sur Twitter, puis décider de ne pas l’embaucher au cas où elle serait enceinte. Bien sûr, cela pourrait être considéré comme discriminatoire, et les employeurs pourraient se retrouver dans l’eau chaude.

Le filtrage des médias sociaux doit être conforme aux lois sur la discrimination et le respect de la vie privée. Assurez-vous donc que toute recherche dans les médias sociaux que vous effectuez fait partie d’un programme de filtrage structuré et que toute information que vous utilisez est pertinente pour le poste à pourvoir.

Les RH doivent également s’assurer que les responsables du recrutement ont une bonne compréhension des caractéristiques protégées et des données personnelles sensibles.

Comme pour la plupart des autres types de vérification des antécédents, si elle est effectuée par une agence de renseignements sur les consommateurs, l’employeur doit également obtenir le consentement du candidat avant de procéder à une vérification sur les médias sociaux.

Bien entendu, l’externalisation de cette tâche dans le cadre d’un programme structuré de vérification des antécédents est susceptible d’atténuer le risque pour l’employeur.

Maux de tête liés à la vérification du casier judiciaire

La vérification du casier judiciaire peut être incroyablement complexe, et il y a des risques juridiques si vous vous trompez. En bref, vous devez vous assurer que vous effectuez le bon type de vérification du casier judiciaire, qui soit proportionné et adapté au rôle en question. Cependant, ce n’est pas toujours aussi simple que cela et il y a des erreurs courantes que les employeurs peuvent commettre.

Par exemple, si vous collectez des données sur les casiers judiciaires au stade de la candidature, il y a de fortes chances que ces données ne soient pas conformes à la législation sur la protection des données.

Assurez-vous que votre approche est transparente et que vos pratiques d’embauche sont cohérentes et équitables.

Malgré cela, une étude menée par l’organisation caritative Unlock a révélé que 70 % des employeurs posaient des questions sur les casiers judiciaires dans les formulaires de demande d’emploi, tandis que 22 % posaient des questions sur les casiers judiciaires d’une manière potentiellement illégale ou trompeuse, ce qui risque d’enfreindre la GDPR et la loi sur la réinsertion des délinquants (Rehabilitation of Offenders Act, ROA).

Le ROA protège les personnes condamnées pour des délits mineurs contre toute discrimination future, et permet à certaines condamnations d’être « dépassées » ou ignorées après une période de réhabilitation.

Bien qu’il ne soit pas interdit aux employeurs d’interroger les candidats à l’emploi sur leur casier judiciaire, le ROA limite la quantité d’informations qu’un candidat doit divulguer, et limite la mesure dans laquelle les employeurs peuvent fonder leurs décisions sur les informations fournies.

Assurez-vous que votre approche est transparente et que vos pratiques d’embauche sont cohérentes et équitables, et que toute vérification de casier judiciaire que vous effectuez est conforme au ROA. Ce guide sur le recrutement sûr et équitable d’anciens délinquants est une ressource utile.

Manquement à l’obligation de filtrer les agents contractuels et temporaires

Les employeurs risquent de s’exposer s’ils ne vérifient pas les antécédents de leurs employés occasionnels, tels que les entrepreneurs, les travailleurs indépendants et les travailleurs temporaires.

Une étude menée par Sterling en 2018 a révélé que seuls 60 % des employeurs contrôlent leurs employés occasionnels, contre 89 % qui contrôlent leurs employés à temps plein.

Certaines organisations ne sélectionnent pas leur personnel externe parce qu’elles supposent qu’une agence a déjà effectué des contrôles, tandis que d’autres peuvent avoir l’impression de ne pas avoir suffisamment de ressources pour sélectionner les travailleurs non permanents et à court terme.

Toutefois, les travailleurs temporaires ont souvent le même accès aux ressources de l’entreprise et aux informations sensibles que leurs homologues permanents, ce qui signifie que des lacunes dans le processus de contrôle pourraient entraîner des risques importants, notamment la fraude, le vol ou les atteintes à la sécurité des données. Vous devez également vous assurer qu’ils sont légalement autorisés à travailler au Royaume-Uni.

Le nombre de travailleurs occasionnels entrant sur le marché du travail étant en augmentation, il est important que vous soyez cohérents et équitables dans vos contrôles, que vous ayez mis en place des politiques de contrôle solides qui couvrent tous vos travailleurs et que vous effectuiez les mêmes contrôles pour votre personnel occasionnel et permanent.