Définition workflow automation

Le workflow automation est une approche qui permet de faire en sorte que le flux de tâches, de documents et d’informations entre les activités liées au travail s’effectue de manière indépendante, conformément à des règles commerciales définies. Lorsqu’il est mis en œuvre, ce type d’automatisation doit être un processus simple qui est exécuté régulièrement pour améliorer la productivité quotidienne.

Les critères permettant de décider quand utiliser le workflow automation sont notamment les suivants

La tâche est répétitive.
La tâche doit être réalisée avec précision, sans risque d’erreur humaine.
Une série de tâches simples peuvent être rendues plus efficaces lorsqu’elles sont automatisées.

Importance de la workflow automation

Les workflows devraient être automatisés autant que possible pour de nombreuses raisons, notamment pour accélérer les opérations et accroître l’efficacité et la précision. Parmi les autres améliorations, on peut citer les suivantes :

Cela découle d’une efficacité accrue des tâches, permettant aux employés de travailler sur d’autres tâches non automatisées.
Réduction des coûts. Les économies sont dues à l’augmentation de la productivité.
Visibilité. Si la cartographie des flux de travail est mise en œuvre, les processus d’automatisation devraient être plus transparents, donnant à une organisation une vue d’ensemble de ses flux de travail.
Amélioration de la communication. Si la visibilité est accrue, la communication avec les employés peut être plus précise.
Meilleur service à la clientèle. Il peut être assuré en automatisant les réponses aux plaintes des clients, par exemple.
Possibilité d’accroître l’engagement des clients. Les clients pourraient répondre plus rapidement en utilisant des outils d’automatisation.
Cela peut être amélioré grâce à une visibilité accrue et cartographiée des flux de travail.
Suppression des redondances. Les redondances de flux de travail – toute tâche inutile – peuvent être identifiées plus facilement.
Amélioration du produit final global. L’erreur humaine est éliminée de l’équation.
Le flux de travail numérique peut être suivi. Cela permet à une organisation d’examiner la qualité de son fonctionnement.

Avantages de la workflow automation

Les avantages de la workflow automation sont les suivants :

réduction des cycles de travail ;
moins besoin de travail manuel ;
réduction de la nécessité de manipuler manuellement les produits ;
plus de visibilité ;
plus de visibilité signifie qu’il est plus facile d’identifier les goulets d’étranglement opérationnels ;
amélioration de la satisfaction des clients lorsque l’accent est mis sur les clients ;
la satisfaction globale des employés, qui élimine le besoin de tâches répétitives et potentiellement ennuyeuses ;
l’amélioration de la satisfaction des employés grâce à des outils d’analyse des flux de travail, qui peuvent inclure des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance (KPI) ;
une meilleure communication interne et externe ;
une plus grande responsabilisation de ceux qui sont responsables de quoi dans une organisation, résultant du fait que chaque étape d’un flux de travail est clairement attribuée à une action ;
donner aux employés le temps de gérer d’autres tâches ;
une production accrue ;
des économies de coûts ;
moins de risques d’erreur humaine ;

l’évolutivité, car les workflow automation peuvent être modifiés et ajoutés à tout moment
une gestion plus efficace des tâches, avec l’inclusion de tableaux de bord, de calendriers et d’autres outils qui peuvent être mis à disposition grâce à des logiciels de workflow automation.

Utilisations du workflow automation

Le workflow automation peut être utilisé dans des secteurs et des services tels que les soins de santé, le droit, le développement, la finance, le marketing, les ventes, l’informatique et les ressources humaines (RH). Voici quelques exemples de workflow automation dans des secteurs et des domaines spécifiques :

Dans le secteur des soins de santé, le workflow automation peut être utilisé pour automatiser les horaires de travail du personnel, ainsi que les rotations de garde. L’automatisation des flux de travail peut également être utile pour l’admission et la sortie des patients, ainsi que pour le transfert automatique des dossiers médicaux électroniques des patients.

Dans les services juridiques, le workflow automation peut être utilisé pour automatiser la facturation, saisir de nouvelles informations sur les clients, soumettre et suivre les révisions de contrats et gérer les délais des dossiers.

Dans les équipes DevOps, les workflows automation peuvent inclure l’orchestration du pipeline de développement de logiciels, le suivi et la collecte de données, le développement de code de test, et le déploiement de tests et de code. À titre d’exemple, un groupe DevOps pourrait automatiser les tests d’une application de commerce électronique.

Dans le domaine des finances, le workflow automation peut être utilisé pour modifier les salaires, approuver les comptes et automatiser les demandes de congés payés (PTO). En outre, le marketing peut utiliser le workflow automation pour la gestion des marques organisationnelles, tandis que les services commerciaux peuvent automatiser l’approbation des propositions et des devis pour les workflows.

Dans les organisations informatiques, le workflow automation peut être utilisé pour aider à traiter les incidents de sécurité, les demandes de service et la création de nouveaux comptes.

Les ressources humaines peuvent automatiser les flux de travail tels que les feuilles de temps, l’intégration et le départ d’employés ou la gestion d’autres changements.

En général, le workflow automation peut également être utilisé pour planifier l’utilisation de ressources spécifiques, contrôler l’accès à des salles et des zones spécifiques ou approuver des factures.

Étapes du workflow automation

La mise en œuvre d’un workflow automation se fait en cinq étapes typiques. La première étape consiste à identifier les tâches répétitives qui pourraient bénéficier d’une automatisation. Si une organisation estime qu’un aspect de son workflow doit être amélioré, que ce soit en raison de sa nature répétitive, de sa propension à l’erreur humaine ou de son coût élevé, elle doit alors envisager d’automatiser cette tâche ; cette étape nécessite une connaissance approfondie des opérations de l’entreprise.

L’étape suivante consiste à définir les objectifs de l’entreprise. Pour ce faire, l’organisme doit être en mesure de déterminer de manière adéquate comment son objectif commercial sera atteint en mettant en œuvre le workflow automation dans le domaine défini, quel qu’il soit. Il convient également de déterminer si le processus de workflow automation atteint ou non l’objectif de l’entreprise. Idéalement, le flux de travail dont il est question doit être simple et pouvoir être adapté par les employés qui l’utiliseront.

La troisième étape devrait consister à choisir le logiciel de workflow automation nécessaire. Cette étape exige de l’organisation qu’elle choisisse le logiciel d’automatisation qu’elle utilisera pour l’aider à atteindre au mieux ses objectifs commerciaux désormais définis.

La quatrième étape consiste à former les employés à l’utilisation du nouveau logiciel de workflow automation.

La dernière étape consiste à commencer à mesurer les indicateurs clés de performance (KPI) et à modifier le flux de travail en conséquence. Cette étape doit être réalisée une fois que le nouveau flux de travail est en place et fonctionne. Les ICP doivent être mesurés, ainsi que les commentaires des employés ; ces deux éléments peuvent contribuer à améliorer l’expérience des utilisateurs (UX) et l’ensemble du flux de travail. Le contrôle et la mesure continus peuvent également être utilisés pour mesurer et améliorer continuellement le flux de travail.

Exemples de workflow automation

Même si chaque secteur ou département spécifique a des besoins différents en matière d’automatisation, certaines tâches peuvent être automatisées, notamment les suivantes

l’organisation des documents, quelle que soit la méthode de partage des systèmes de fichiers utilisée par une équipe ;
la création de tâches à l’aide de courriers électroniques, par exemple ;
l’établissement de factures ou d’autres processus liés à la comptabilité et aux ventes ;
l’assistance aux clients par l’automatisation des processus d’assistance aux clients, en répondant aux questions des clients beaucoup plus rapidement.
Flux de travail dynamiques ou statiques
Le workflow automation peut être dynamique ou statique. Lorsque le workflow automation est dynamique, le logiciel peut utiliser un modèle de schéma pour déterminer, au moment de l’exécution, l’étape suivante.

Automatisation statique ou flexibleLes flux de travail automatisés peuvent être statiques ou flexibles.
Lorsque le workflow automation est statique, il n’y a pas de différence. Les étapes se déroulent dans un ordre strict, qu’il y ait ou non des variables extérieures qui pourraient potentiellement affecter le résultat. Dans la mesure du possible, un workflow automation doit fonctionner avec l’automatisation pour favoriser l’agilité.

Logiciels populaires de workflow automation
Une organisation qui s’efforce de mettre en œuvre le workflow automation devra prêter attention au logiciel qu’elle choisit d’utiliser. Le logiciel de workflow automation doit être facile à utiliser, rentable et doit pouvoir aider considérablement à atteindre les objectifs de l’organisation. Les logiciels de workflow automation sont généralement distribués sous forme de logiciel-service (SaaS) ; certains fournisseurs incluent Flokzu et Kissflow. Les applications SaaS comprennent généralement des outils simples de gestion des flux de travail pour les petites et moyennes organisations. Parmi les outils de workflow automation spécifiques, on peut citer les suivants :

ProcessMaker est un outil de workflow automation basé sur le web et à code source ouvert. Il s’agit d’un outil relativement convivial qui peut être utilisé dans les domaines de la santé, des télécommunications, de l’industrie manufacturière ou de l’éducation.
Flokzu est une plateforme Cloud pour l’automatisation du workflow. L’outil fournit des modèles de flux de travail, avec une interface et un flux de travail orientés vers les tâches. Flokzu ne nécessite pas de connaissances en codage et est basé sur des icônes – permettant, par exemple, l’utilisation d’organigrammes pour aider à décrire différents processus.
Kissflow est un logiciel de workflow automation qui permet aux utilisateurs de créer des tâches et des flux de travail automatisés à l’aide de 50 applications de gestion des processus d’entreprise préinstallées. Kissflow peut être utilisé dans les départements des ressources humaines, des ventes, des finances, du marketing et autres.
Nintex est un logiciel de workflow automation qui ne nécessite que peu ou pas d’expérience en matière de codage pour être utilisé. Ce logiciel permet aux utilisateurs de l’entreprise de gérer et d’automatiser les processus commerciaux, ainsi que de les optimiser. Nintex dispose d’outils plus avancés, notamment la cartographie des processus et les flux de travail avancés.
Integrify est un logiciel de workflow automation qui permet aux utilisateurs de créer des workflows en utilisant une fonction de glisser-déposer. Les utilisateurs peuvent également collaborer sur des tâches et des demandes, exécuter des flux parallèles ou séquentiels, tester des processus, définir des rappels et automatiser d’autres tâches manuelles. Integrify propose également une API ouverte basée sur REST, qui permet aux utilisateurs d’intégrer d’autres bases de données externes, ainsi que de rapporter des données provenant de différents fichiers, tels que Excel et PDF.
Moteur de flux de travail vs. moteur de règles métier
Un moteur de flux de travail et un moteur de règles métier (BRE) peuvent tous deux être mis en œuvre dans une organisation, et il est important de noter qu’ils ne sont pas la même chose. Un moteur de workflow est une application ou un outil logiciel conçu pour aider les utilisateurs à automatiser une série de tâches qui composent un workflow – généralement dans un délai précis. L’application logicielle utilisée dans le cadre de la workflow automation peut être appelée moteur de workflow. Le moteur de flux de travail aide une organisation à gagner du temps et des efforts pour faire avancer un processus sans délai.

Un moteur de règles métier, cependant, est utilisé pour prendre des décisions autonomes basées sur des ensembles de règles. Les BRE fonctionnent sur la base d’un ensemble de conditions dans un logiciel, qui exécute le code d’une application si des critères spécifiques sont remplis. En bref, les BRE fixent des critères sur la manière dont les logiciels doivent se comporter dans différents états. Alors qu’un moteur de flux de travail est exploité dans le but de gérer le flux de travail, un BRE n’a aucune influence sur l’orchestration des tâches.

Cependant, les BRE fonctionnent davantage comme une ligne directrice permettant aux logiciels de prendre des décisions spécifiques en fonction des circonstances. Les utilisateurs non techniques qui n’ont pas beaucoup de connaissances en matière de codage peuvent utiliser un moteur de règles métier pour modifier le comportement de leur logiciel en fonction d’exigences métier définies.

Workflow automation vs. Robotic Process Automation
Sur le plan conceptuel, la robotic Process Automation (Robotic Process Automation) est similaire à la workflow automation. La différence est que la Robotic Process Automation est utile pour automatiser des tâches individuelles et discrètes, tandis que la workflow automation est utile pour automatiser une série de tâches interdépendantes. L’automatisation du workflow et la Robotic Process Automation reposent toutes deux sur la technologie pour automatiser les tâches, mais l’automatisation du workflow met davantage l’accent sur la communication entre des éléments disparates du workflow. Par exemple, dans la chaîne d’approvisionnement, un logiciel de workflow automation peut être utilisé pour s’assurer que la bonne personne est informée au bon moment de ce que doit être la prochaine tâche.