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L’automatisation du workflow

L’automatisation du workflow

L’automatisation du flux de travail est une approche qui permet de faire en sorte que le flux de tâches, de documents et d’informations entre les activités liées au travail s’effectue de manière indépendante, conformément à des règles commerciales définies. Lorsqu’il est mis en œuvre, ce type d’automatisation doit être un processus simple qui est exécuté régulièrement pour améliorer la productivité quotidienne.

Les critères permettant de décider quand utiliser l’automatisation des flux de travail sont les suivants :

  • La tâche est répétitive.
  • La tâche doit être accomplie avec précision, sans risque d’erreur humaine.
  • Une série de tâches simples peuvent être rendues plus efficaces lorsqu’elles sont automatisées.

L’automatisation des flux de travail devrait permettre à une organisation de rationaliser plus facilement ses flux de travail et d’identifier d’autres domaines pouvant être automatisés pour accroître l’efficacité. Par exemple, certaines tâches automatisées peuvent être la gestion des feuilles de calcul ou des courriels.

Importance de l’automatisation des flux de travail

Les flux de travail devraient être automatisés chaque fois que possible pour de nombreuses raisons, notamment pour les rendre plus rapides operations et pour en accroître l’efficacité et la précision. Parmi les autres améliorations, on peut citer les suivantes :

  • Cela découle d’une efficacité accrue des tâches, permettant aux employés de travailler sur d’autres tâches non automatisées.
  • Économies de coûts. Les économies sont dues à l’augmentation de la productivité.
  • Visibilité. Si la cartographie des flux de travail est mise en œuvre, les processus d’automatisation devraient être plus transparents, donnant à une organisation une vue d’ensemble de ses flux de travail.
  • Amélioration de la communication. Si la visibilité est accrue, la communication pour les employés peut être plus précise.
  • Un meilleur service à la clientèle. Il peut être assuré en automatisant les réponses aux plaintes des clients, par exemple.
  • Possibilité d’accroître l’engagement des clients. Les clients pourraient réagir plus rapidement en utilisant des outils d’automatisation.
  • Il est possible de l’améliorer grâce à une visibilité accrue et cartographiée des flux de travail.
  • Suppression des licenciements. Les redondances de flux de travail – toute tâche inutile – peuvent être identifiées plus facilement.
  • Amélioration du produit final global. L’erreur humaine est retirée de l’équation.
  • Le flux de travail numérique peut être suivi. Cela permet à une organisation d’examiner la qualité de son fonctionnement.

Avantages de l’automatisation des flux de travail

Les avantages de l’automatisation des flux de travail sont notamment les suivants :

  • la réduction des cycles de travail ;
  • moins besoin de travail manuel ;
  • moins besoin de manipuler manuellement les produits ;
  • plus de visibilité ;
  • Une plus grande visibilité permet d’identifier plus facilement les goulets d’étranglement opérationnels ;
  • l’amélioration de la satisfaction des clients lorsque l’accent est mis sur les clients ;
  • la satisfaction globale des employés, qui élimine le besoin de tâches répétitives et potentiellement ennuyeuses ;
  • l’amélioration de la satisfaction des employés en fournissant des outils d’analyse des flux de travail, qui peuvent inclure des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance (KPI) ;
  • une meilleure communication interne et externe ;
  • une plus grande responsabilité pour savoir qui est responsable de quoi dans une organisation résultant du fait que chaque étape d’un flux de travail est clairement attribuée à une action ;
  • en donnant aux employés du temps pour gérer d’autres tâches ;
  • l’augmentation de la production ;
  • des économies de coûts ;
  • moins de risque d’erreur humaine ;
  • l’extensibilité, car les automatismes de flux de travail peuvent être modifiés et ajoutés à tout moment
  • une gestion plus efficace des tâches, avec l’inclusion de tableaux de bord, de calendriers et d’autres outils qui peuvent être mis à disposition grâce à des logiciels d’automatisation des flux de travail.

Utilisations de l’automatisation des flux de travail

L’automatisation des flux de travail peut être utilisée dans des secteurs et des services tels que les soins de santé, le droit, le développement, la finance, le marketing, les ventes, l’informatique et les ressources humaines (RH). Voici quelques exemples d’automatisation des flux de travail dans des secteurs et des domaines spécifiques :

Dans le secteur des soins de santé, l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour automatiser les horaires de travail du personnel, ainsi que les rotations de garde. L’automatisation des flux de travail peut également être utile pour l’admission et la sortie des patients, ainsi que pour le transfert automatique des dossiers médicaux électroniques des patients.

Dans les services juridiques, l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour automatiser la facturation, saisir de nouvelles informations sur les clients, soumettre et suivre les examens de contrats et gérer les délais des affaires.

Dans les équipes DevOps, les flux de travail automatisés peuvent inclure l’orchestration du pipeline de développement logiciel, le suivi et la collecte de données, le développement de code de test et le déploiement de tests et de code. Par exemple, un groupe DevOps pourrait automatiser les tests d’une application de commerce électronique.

Dans le domaine des finances, l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour modifier les salaires, approuver les comptes et automatiser les demandes de congés payés (PTO). En outre, le marketing peut utiliser l’automatisation des flux de travail pour la gestion des marques organisationnelles, tandis que les services commerciaux peuvent automatiser l’approbation des propositions et des devis pour les flux de travail.

Dans les organisations informatiques, l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour faciliter le traitement des incidents de sécurité, des demandes de service et la création de nouveaux comptes.

Les RH peuvent automatiser les flux de travail tels que les feuilles de temps, l’accueil des and offboarding employés ou la gestion d’autres changements.

En général, l’automatisation des flux de travail peut également être utilisée pour planifier l’utilisation de ressources spécifiques, contrôler l’accès à des pièces et à des zones spécifiques ou approuver des factures.

Étapes de l’automatisation du flux de travail

La mise en œuvre d’un flux de travail automatisé comporte cinq étapes typiques. La première étape consiste à identifier les tâches répétitives qui pourraient bénéficier d’une automatisation. Si une organisation estime qu’un aspect de son flux de travail doit être amélioré, que ce soit en raison de sa nature répétitive, de sa propension à l’erreur humaine ou de son coût élevé, elle doit alors envisager d’automatiser cette tâche ; cette étape nécessite une connaissance approfondie des opérations de l’entreprise.

L’étape suivante consiste à définir des objectifs commerciaux. Pour ce faire, une organisation doit être en mesure de déterminer de manière adéquate comment son objectif commercial sera atteint en mettant en œuvre l’automatisation des flux de travail dans le domaine défini. Il convient également de déterminer si le processus d’automatisation des flux de travail permet ou non d’atteindre l’objectif de l’entreprise. Idéalement, le flux de travail dont il est question doit être simple et pouvoir être adapté par les employés qui l’utiliseront.

La troisième étape devrait consister à choisir le logiciel d’automatisation des flux de travail nécessaire. Cette étape exige de l’organisation qu’elle choisisse le logiciel d’automatisation qu’elle utilisera pour l’aider à atteindre au mieux ses objectifs commerciaux désormais définis.

La quatrième étape consiste à former ensuite les employés à l’utilisation du nouveau logiciel d’automatisation des flux de travail.

La dernière étape consiste à commencer à mesurer les indicateurs de performance clés et à modifier le déroulement des opérations en conséquence. Cette étape doit être réalisée une fois que le nouveau flux de travail est en place et fonctionne. Les ICP doivent être mesurés, ainsi que les commentaires des employés ; ces deux éléments peuvent contribuer à améliorer l’expérience des utilisateurs (UX) et le flux de travail dans son ensemble. Le contrôle et la mesure continus peuvent également être utilisés pour mesurer et améliorer continuellement le flux de travail.

Exemples d’automatisation des flux de travail

Même si chaque secteur ou département spécifique a des besoins différents en matière d’automatisation, certaines tâches peuvent être automatisées, notamment les suivantes

  • l’organisation des documents selon la méthode de partage de fichiers utilisée par une équipe ;
  • la création de tâches à l’aide de courriels, par exemple ;
  • l’établissement de factures ou d’autres processus liés à la comptabilité et à la vente ;
  • l’assistance aux clients par l’automatisation des processus de support client, en répondant aux questions des clients beaucoup plus rapidement.

Flux de travail dynamiques ou statiques

L’automatisation des flux de travail peut être dynamique ou statique. Lorsque le flux de travail automatisé est dynamique, le logiciel peut utiliser un modèle de schéma pour déterminer, au moment de l’exécution, l’étape suivante.

Les flux de travail automatisés peuvent être statiques ou flexibles.

Lorsque le flux de travail automatisé est statique, il n’y a pas d’écart. Les étapes se déroulent dans un ordre strict, qu’il y ait ou non des variables extérieures qui pourraient potentiellement affecter le résultat. Dans la mesure du possible, un flux de travail dynamique doit fonctionner avec l’automatisation pour favoriser l’agilité.

Logiciels d’automatisation des flux de travail populaires

Une organisation qui s’efforce de mettre en œuvre l’automatisation des flux de travail devra prêter attention au logiciel qu’elle choisit d’utiliser. Les logiciels d’automatisation du flux de travail doivent être faciles à utiliser, rentables et capables d’aider considérablement l’organisation à atteindre ses objectifs commerciaux. Les logiciels d’automatisation des flux de travail sont généralement distribués sous forme de logiciel-service (SaaS) ; certains fournisseurs incluent Flokzu et Kissflow. Les applications SaaS comprennent généralement des outils simples de gestion des flux de travail pour les petites et moyennes organisations. Voici quelques outils spécifiques d’automatisation des flux de travail :

  • ProcessMaker est un outil d’automatisation des flux de travail basé sur le web et à code source ouvert. Il s’agit d’un outil relativement convivial qui peut être utilisé dans les domaines de la santé, des télécommunications, de l’industrie manufacturière ou de l’éducation.
  • Flokzu est une plateforme de cloud computing pour l’automatisation des flux de travail. L’outil fournit des modèles de flux de travail, avec une interface et un flux de travail orientés vers les tâches. Flokzu ne nécessite pas de connaissances en codage et est basé sur des icônes – permettant, par exemple, l’utilisation d’organigrammes pour aider à décrire différents processus.
  • Kissflow est un logiciel d’automatisation des flux de travail qui permet aux utilisateurs de créer des tâches et des flux de travail automatisés grâce à 50 applications de gestion des processus d’entreprise préinstallées. Kissflow peut être utilisé dans les départements des ressources humaines, des ventes, des finances, du marketing et autres.
  • Nintex est un logiciel d’automatisation des flux de travail qui ne nécessite que peu ou pas d’expérience en matière de codage. Ce logiciel permet aux utilisateurs de l’entreprise de gérer et d’automatiser les processus de travail, ainsi que de les optimiser. Nintex dispose d’outils plus avancés, notamment la cartographie des processus et les flux de travail avancés.
  • Integrify est un logiciel d’automatisation des flux de travail qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail en utilisant une fonction de glisser-déposer. Les utilisateurs peuvent également collaborer sur des tâches et des demandes, exécuter des flux parallèles ou séquentiels, tester des processus, définir des rappels et automatiser d’autres tâches manuelles. Integrify propose également une API ouverte basée sur REST, qui permet aux utilisateurs d’intégrer d’autres bases de données externes, ainsi que de rapporter des données provenant de différents fichiers, tels que Excel et PDF.

Moteur de flux de travail contre moteur de règles métier

Un moteur de flux de travail et un moteur de règles métier (BRE) peuvent tous deux être mis en œuvre dans une organisation, et il est important de noter qu’ils ne sont pas la même chose. Un moteur de flux de travail est une application ou un outil logiciel conçu pour aider les utilisateurs à automatiser une série de tâches qui composent un flux de travail – généralement dans un délai précis. L’application logicielle utilisée dans l’automatisation du flux de travail peut être appelée moteur de flux de travail. Le moteur de flux de travail aide une organisation à gagner du temps et des efforts pour faire avancer un processus sans délai.

Un moteur de règles commerciales est cependant utilisé pour prendre des décisions autonomes basées sur des ensembles de règles. Les BRE fonctionnent sur la base d’un ensemble de conditions dans un logiciel, qui exécute le code d’une application si des critères spécifiques sont remplis. En bref, les BRE fixent des critères sur la manière dont les logiciels doivent se comporter dans différents états. Alors qu’un moteur de flux de travail est exploité dans le but de gérer le flux de travail, un BRE n’a aucune influence sur l’orchestration des tâches.

Cependant, les BRE fonctionnent davantage comme une ligne directrice pour les logiciels afin de prendre des décisions spécifiques en fonction des circonstances. Les utilisateurs non techniques qui n’ont pas beaucoup de connaissances en matière de codage peuvent utiliser un moteur de règles métier pour modifier le comportement de leur logiciel en fonction d’exigences métier définies.

Automatisation des flux de travail vs.

Conceptuellement, l’automatisation des processus robotisés (RPA) est similaire à l’automatisation des flux de travail. La différence est que la RPA est utile pour automatiser des tâches individuelles et discrètes, tandis que l’automatisation du flux de travail est utile pour automatiser une série de tâches interdépendantes. L’automatisation du flux de travail et la RPA reposent toutes deux sur la technologie pour automatiser les tâches, mais l’automatisation du flux de travail met davantage l’accent sur la communication entre des éléments disparates du flux de travail. Par exemple, dans la chaîne d’approvisionnement, un logiciel d’automatisation des flux de travail peut être utilisé pour s’assurer que la bonne personne est informée au bon moment de ce qui doit être fait ensuite.

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